7 dicas para aumentar sua produtividade no Microsoft Outlook

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Ser mais produtivo é uma junção da aplicabilidade de técnicas, ferramentas e comportamentos. São escolhas diárias, muitas vezes inconscientes, que nos guiam para uma alta performance.

Dois recursos essenciais para o desenvolvimento das atividades laborais são: o e-mail e a agenda. Nelas estão a base para a comunicação formal e organização da rotina.

A questão que trago para reflexão é: você sabe utilizá-los de forma inteligente?

Aproveitar cada recurso existente para economizar minutos do seu dia é algo valioso. Por isso, hoje compartilho 7 dicas do Microsoft Outlook que facilitam o dia a dia e aumentam sua produtividade:

No calendário/agenda:

  1. Para aparecer número de semanas

Essa dica é valiosa para quem trabalha com entregas por semana. Você passa a ter acesso visualmente dos números das semanas no mês corrente.

  1. Mostrar mais de um fuso horário na agenda

Incluir fusos horários de outros países que você contata frequentemente, diminui os cálculos das horas de forma manual e minimiza os erros. Porque, afinal, não é legal se equivocar com o horário da reunião.

  1. Adicionar feriados

Outra dica interessante é adicionar feriados do seu país e de outros que você mais trabalha. Eu, por exemplo, incluo automaticamente os do Brasil e dos Estados Unidos e manualmente os estaduais e das cidades brasileiras. Isso evita agendar compromissos em dias offs e ter que remarcá-los.

Na caixa de e-mails:

  1. Para desativar suas notificações (janela que aparece a cada novo e-mail) do Outlook.

Diminua a ansiedade desativando as notificações a cada e-mail recebido. Imagine que você está em um e-mail, viu um novo chegar, foi abrir e não resolveu (deixou aberto). Ainda teve que retornar para o que estava antes, o que resume em várias abas abertas e zero resolução. Fazer uma tarefa de cada vez traz mais alívio para a mente.

  1. Configure o Outlook para exibir a Caixa de Entrada e o Calendário em janelas separadas

Esta dica é para navegar com o teclado e exibir janelas separadas. Ajuda bastante quando você está em um e-mail e precisa verificar a agenda.

  1. Criando categorias do Outlook

As categorias servem de auxílio visual em entregas/análises. Você pode classificá-las com os nomes de sua preferência. A dica é deixar de uma forma lógica. Vermelho para algo urgente, amarelo para follow up, etc.

  1. Regra de atraso em e-mails enviados

Sabe quando você envia o e-mail e diz ‘segue anexo’, porém esqueceu de incluir o anexo? Essa regra salva você, pois deixa a mensagem 1min na caixa de saída. Tempo em que seu cérebro provavelmente vai lembrar do esquecimento. Basta então ir na caixa de saída, resgatar o e-mail, inserir o arquivo e enviá-lo novamente.

Prefere ver o passo a passo com print de tela? Verifique o arquivo clicando aqui.

 

RESUMO:

Ser mais produtivo é uma junção da aplicabilidade de técnicas, ferramentas e comportamentos. São escolhas diárias, muitas vezes inconscientes, que nos guiam para uma alta performance. Aproveitar cada recurso existente para economizar minutos do seu dia é algo valioso. Por isso, hoje compartilho 7 dicas do Microsoft Outlook que facilitam a rotina e aumentam sua produtividade.

 

Por Taís Fagundes

Secretária Executiva Trilíngue graduada pela Universidade Luterana do Brasil e pós-graduada em Administração de Pessoas (IERGS-UNIASSELVI). Escritora e conteudista secretarial, ministra cursos e palestras nas temáticas de produtividade, comunicação, idiomas e aspectos culturais. Capacita assistentes na América Latina por meio da Escuela de Secretarias Grupo Excelencia (Peru). Realizou o programa de desenvolvimento profissional Leadership Communication pela Harvard University (2019). Possui certificação internacional ACEA: Advanced Certificate for the Executive Assistant – BMTG (UK). Assessora executivos na AGCO do Brasil, multinacional líder em soluções agrícolas e participa de grupos, nacionais e internacionais, que visam ascender a profissão de Secretariado e compartilhar as melhores práticas.

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/taisfagundes/

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