Ser mais produtivo é uma junção da aplicabilidade de técnicas, ferramentas e comportamentos. São escolhas diárias, muitas vezes inconscientes, que nos guiam para uma alta performance.
Dois recursos essenciais para o desenvolvimento das atividades laborais são: o e-mail e a agenda. Nelas estão a base para a comunicação formal e organização da rotina.
A questão que trago para reflexão é: você sabe utilizá-los de forma inteligente?
Aproveitar cada recurso existente para economizar minutos do seu dia é algo valioso. Por isso, hoje compartilho 7 dicas do Microsoft Outlook que facilitam o dia a dia e aumentam sua produtividade:
No calendário/agenda:
- Para aparecer número de semanas
Essa dica é valiosa para quem trabalha com entregas por semana. Você passa a ter acesso visualmente dos números das semanas no mês corrente.
- Mostrar mais de um fuso horário na agenda
Incluir fusos horários de outros países que você contata frequentemente, diminui os cálculos das horas de forma manual e minimiza os erros. Porque, afinal, não é legal se equivocar com o horário da reunião.
- Adicionar feriados
Outra dica interessante é adicionar feriados do seu país e de outros que você mais trabalha. Eu, por exemplo, incluo automaticamente os do Brasil e dos Estados Unidos e manualmente os estaduais e das cidades brasileiras. Isso evita agendar compromissos em dias offs e ter que remarcá-los.
Na caixa de e-mails:
- Para desativar suas notificações (janela que aparece a cada novo e-mail) do Outlook.
Diminua a ansiedade desativando as notificações a cada e-mail recebido. Imagine que você está em um e-mail, viu um novo chegar, foi abrir e não resolveu (deixou aberto). Ainda teve que retornar para o que estava antes, o que resume em várias abas abertas e zero resolução. Fazer uma tarefa de cada vez traz mais alívio para a mente.
- Configure o Outlook para exibir a Caixa de Entrada e o Calendário em janelas separadas
Esta dica é para navegar com o teclado e exibir janelas separadas. Ajuda bastante quando você está em um e-mail e precisa verificar a agenda.
- Criando categorias do Outlook
As categorias servem de auxílio visual em entregas/análises. Você pode classificá-las com os nomes de sua preferência. A dica é deixar de uma forma lógica. Vermelho para algo urgente, amarelo para follow up, etc.
- Regra de atraso em e-mails enviados
Sabe quando você envia o e-mail e diz ‘segue anexo’, porém esqueceu de incluir o anexo? Essa regra salva você, pois deixa a mensagem 1min na caixa de saída. Tempo em que seu cérebro provavelmente vai lembrar do esquecimento. Basta então ir na caixa de saída, resgatar o e-mail, inserir o arquivo e enviá-lo novamente.
Prefere ver o passo a passo com print de tela? Verifique o arquivo clicando aqui.
RESUMO:
Ser mais produtivo é uma junção da aplicabilidade de técnicas, ferramentas e comportamentos. São escolhas diárias, muitas vezes inconscientes, que nos guiam para uma alta performance. Aproveitar cada recurso existente para economizar minutos do seu dia é algo valioso. Por isso, hoje compartilho 7 dicas do Microsoft Outlook que facilitam a rotina e aumentam sua produtividade.
Por Taís Fagundes
Secretária Executiva Trilíngue graduada pela Universidade Luterana do Brasil e pós-graduada em Administração de Pessoas (IERGS-UNIASSELVI). Escritora e conteudista secretarial, ministra cursos e palestras nas temáticas de produtividade, comunicação, idiomas e aspectos culturais. Capacita assistentes na América Latina por meio da Escuela de Secretarias Grupo Excelencia (Peru). Realizou o programa de desenvolvimento profissional Leadership Communication pela Harvard University (2019). Possui certificação internacional ACEA: Advanced Certificate for the Executive Assistant – BMTG (UK). Assessora executivos na AGCO do Brasil, multinacional líder em soluções agrícolas e participa de grupos, nacionais e internacionais, que visam ascender a profissão de Secretariado e compartilhar as melhores práticas.
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/taisfagundes/
