[Internacional] – A Grande Oportunidade: Profissionais de Secretariado como Agentes de Mudança

Os profissionais de Secretariado podem assumir um papel decisivo em qualquer processo de transformação, explicam Julia Schmidt e Evon Wood

Cada vez mais, os profissionais de Secretariado são convidados a participar nos processos de grande transformação nas nossas organizações. Num mundo em constante evolução, é necessário que um exército de voluntários lidere a mudança de forma a acelerar os negócios. Todos os profissionais de Secretariado Executivo devem compreender que precisam de procurar constantementee oportunidades, identificando iniciativas que possam ser recompensadoras e executando-as rapidamente – como profissionais ágeis.

Transformação é uma palavra impactante que promete ação, movimento, renovações, mudanças e novos formatos. Existem dois objetivos fundamentais que sustentam a maioria das transformações organizacionais:

• Aumentar as receitas/lucros ou diminuir os custos;
• Ser mais eficaz ou eficiente.

Os profissionais de Secretariado Executivo são recursos essenciais para conferir às organizações capacidades adicionais para liderar com sucesso os processos de mudança. É-lhes frequentemente pedido que façam parte do grande exército de voluntários que espoletam e instigam a mudança. Mas será que estamos conscientes das responsabilidades que isto acarreta? Estamos a assumir com confiança e entusiasmo o papel de um agente de mudança? Estaremos dispostos a assumir responsabilidades adicionais e a fornecer energia positiva aos processos de mudança? Estaremos a sentir-nos suficientemente inspirados pelo desejo de contribuir para uma causa maior?

 

Compreender o processo e definir os nossos contributos

A transformação pode ser entendida como a travessia de uma ponte: essa jornada de passagem de uma margem para a outra configura, precisamente, a transformação. Esta viagem é dinâmica e cheia de ajustes contínuos, desafios e obstáculos. Todos devem colaborar para conseguir atravessar a ponte, permitindo que encontrem os seus potenciais contributos e as suas responsabilidades nesta equipa.

Como podemos criar um ambiente em que possamos usufruir da jornada de transformação? Como podemos aplicar as nossas competências e capacidades ao longo da travessia? Podemos fazê-lo compreendendo que a transformação organizacional é um processo coletivo que nos empurrará para fora da nossa zona de conforto. Os mecanismos devem estar em vigor, mas são as pessoas – colaboradores e gestores – que dão vida à organização. Cada um de nós tem um papel a desempenhar. Nós somos o coração e a alma de uma organização. Podemos fazer ou quebrar a transformação. Então, de que lado queres estar? Esperamos que te tornes um agente de mudança, que faças a diferença e que atravesses a ponte com sucesso.

 

A Grande Oportunidade

O processo das oito etapas introduzido pelo Dr. John Kotter – também conhecido como os 8 impulsionadores – é fundamental para compreender como podemos contribuir para os processos de transformação. Todos os profissionais precisam de fazer a mudança acontecer e não ser aqueles que criam obstáculos. Os profissionais de Secretariado Executivo, como parceiros no negócio, devem apoiar os seus executivos, equipas, e departamentos para terem sucesso no processo de transformação.

Trata-se de abraçar a visão, criar ações estratégicas, ser inovador, celebrar os sucessos, e realizar processos de gestão cruciais. São necessárias competências de liderança e de gestão. A gestão não é liderança. De acordo com Kotter, a gestão faz um sistema funcionar, enquanto a liderança, por sua vez, constrói ou transforma sistemas antigos.

Abaixo partilhamos dicas para estares genuinamente a bordo nesta viagem, e, desta forma, poderes garantir que a transformação descolar com o teu apoio.

 

Criar um Senso de Urgência

Este é o foco dos esforços da mudança organizacional. Se as pessoas na organização não virem necessidade de mudança, resistirão à mesma, e poderão até procurar formas de protestar contra a transformação, sabotando os esforços nesse sentido. Como profissionais de Secretariado Executivo, parte do nosso papel é promover as prioridades e iniciativas organizacionais. Temos de compreender o âmbito e a linha temporal da transformação e como as várias áreas da organização serão impactadas.

Como contribuir

• Ajuda a garantir que o impulsionador que lidera a transformação se mantém envolvido nesta iniciativa. A falta de envolvimento deste líder é um golpe mortal para projetos de transformação. Além disso, o líder pode ajudar a manter a liderança no caminho certo e ajudar a remover quaisquer bloqueios financeiros ou de sistema.
• Oferece-te para acompanhar as prioridades de transformação. Isto dá-te uma visão global do projeto e permite-te ajudar a lidar com a resistência ou a reorientar as preocupações para o panorama geral e para o modo como a transformação auxiliará a organização.
• Promove os benefícios da transformação. Focar as comunicações na forma como a iniciativa tornará a organização mais competitiva, reduzirá custos, melhorará a produtividade, atualizará um sistema antiquado, ou melhorará o serviço de apoio ao cliente.

 

Construir a Aliança Administrativa

Toda a transformação é um esforço de grupo. A criação de uma aliança de pessoas para ajudar a orientar os esforços da transformação é um fator importante na mudança. Ter apenas um plano não significa que as pessoas da organização irão, automaticamente, abraçar ou seguir esse plano. É, por isso, fundamental que exista um grupo que compreenda a missão e visão da transformação e que promova e faça avançar ativamente este processo. Estando no coração de qualquer organização, os profissionais de Secretariado Executivo devem fazer parte destas equipas, fazendo a ponte entre a liderança e os interesses da organização em geral.

Como contribuir

• Procura o apoio do teu gestor para se juntar à equipa de transformação. Os profissionais de Secretariado Executivo possuem uma visão única da organização porque as mantém relações que vão desde a liderança até todos os demais A sua participação em iniciativas de mudança pode ser uma forte força aglutinadora para suportar os esforços do grupo.
• Sugere ao líder da transformação novos membros para a equipa da aliança para a mudança. Uma equipa robusta é a chave para assegurar que o grupo receberá contributos de vozes diversas. Incentiva a inclusão de indivíduos que têm opiniões divergentes e que ajudam a assegurar que aspetos chave da iniciativa de mudança não sejam ignorados e não se tornem barreiras à sua implementação.
• Sê um membro ativo da equipa de transformação. Procura iniciativas semelhantes de outras organizações e sugere ideias ao grupo que promovam uma discussão vigorosa e ajudem a eliminar possíveis resistências.

 

Desenvolver a Visão Estratégica e as Iniciativas

Qualquer iniciativa de mudança deve ter uma visão que reflita:

1. o atual estado organizacional;
2. a transformação necessária;
3. as etapas de implementação da mudança;
4. o estado organizacional futuro como resultado do processo de transformação.

Esta visão deve ser clara e facilmente compreendida por todos os membros da organização.

Como contribuir

• Sê a voz das pessoas da organização. Garante que a liderança vê mais do que apenas o efeito final da transformação e que considera o modo como as mudanças afetarão todos aqueles que fazem parte da organização. Terão de ser tomadas decisões sobre o tamanho e o alcance da força de trabalho, programas de formação ou reconversão, instalação ou atualização de tecnologia etc. Todos estes aspetos afetam as pessoas da organização, que necessitarão de apoio emocional e financeiro para as ajudar durante a viagem de mudança.
• Os profissionais de Secretariado Executivo são planeadores e comunicadores natos. Contribui, por isso, para a revisão dos planos de implementação e sugere formas de otimizar as fases de implementação. Garante que o líder da transformação comunica o processo de mudança com frequência e através de múltiplos canais: correio eletrónico, intranet, boletins informativos, etc. Além disso, ajuda o teu gestor a transmitir às suas equipas informações sobre a transformação e incentiva a discussão de questões particulares no contexto de reuniões individuais.
• Sê uma voz forte a favor da transformação. Os profissionais de Secretariado Executivo são a ponte entre a liderança e a organização. Normalmente conseguem “sentir o pulso” das pessoas da organização e são capazes de comunicar positivamente as prioridades e iniciativas organizacionais a um público mais vasto.

 

Comunicar a Visão e Remover Barreiras

As pessoas entram frequentemente na sua zona de conforto após passarem anos a fazer as coisas “da mesma maneira”. Esses contextos de mudança despertam em muitas pessoas profundas incertezas e receios sobre o que a transformação poderá significar para elas e para a sua posição dentro da organização.

A juntar a esta ansiedade dos colaboradores, também podem existir barreiras organizacionais aos esforços de mudança, nomeadamente barreiras tecnológicas, financeiras ou operacionais. Os seres humanos são criaturas de hábitos e não aderem facilmente à mudança. Contrariamente, esta é frequentemente recebida com desconfiança e preocupação. Os profissionais de Secretariado Executivo destacam-se por deterem competências transversais que estabelecem pontes entre agendas e interesses díspares, sendo determinantes na reorientação para as prioridades da organização.

Como contribuir

• Quando surgirem conflitos relativamente a certos elementos da transformação, sê uma voz neutra entre opiniões concorrentes. Coloca perguntas que sejam esclarecedoras perante pensamentos opostos. Muitas vezes, ter de falar sobre as razões exatas da resistência à mudança pode ajudar a pessoa a aceitar conhecer as razões que tornam a mudança necessária e a perceber de que forma esta acabará por beneficiar a organização. Este processo pode também proporcionar uma visão dos problemas que a equipa de transformação pode não ter considerado.
• Se deres apoio a um membro da equipa de liderança, é importante conseguires a ajuda do teu gestor para remover bloqueios operacionais. Os chefes de departamento podem muitas vezes tornar-se muito territoriais quando enfrentam mudanças nas suas áreas. Ter o “peso” de um líder sénior a promover a mudança, relacionando-a com a missão e com a visão da organização, e suportar a iniciativa pode ser determinante para acalmar as pessoas.
• Reúne a tua tribo! Os profissionais de Secretariado Executivo integram algumas das equipas mais fortes dentro de uma organização, pois os seus membros compreendem o valor da colaboração e do trabalho em equipa. Ter os administradores da organização a bordo do “voo da transformação” e a promover os processos e procedimentos junto dos seus departamentos e equipas pode contribuir para que o motor de mudança

 

Empoderar o Exército de Voluntários

A vossa aliança de transformação é a base do vosso esforço de mudança, mas não podem fazê-la sozinhos. A mobilização de um exército de voluntários em torno da tua iniciativa é, por isso, fundamental. Uma adesão generalizada só será conseguida com o apoio deste grupo de indivíduos. Eles são o motor que impulsiona o entusiasmo pela mudança ao longo de todo o processo de transformação.

Como contribuir

• Todas as organizações têm “influenciadores” que podem afetar o sucesso das iniciativas organizacionais. Fazer com que estas pessoas participem no processo de transformação pode ter um efeito de bola de neve no teu esforço de mudança. Por isso, investe tempo a informar os influenciadores da tua organização sobre a implementação da mudança, destacando os benefícios organizacionais que dela resultarão. Isto irá ajudá-los a mobilizar os seus seguidores para a aceitação da mudança.
• Há sempre funcionários que preferem contribuir a partir dos bastidores. Estes são muitas vezes potências que optam por deixar o seu trabalho falar por si próprios. Tens de conseguir chegar a estes indivíduos, tens de os “tocar”. Eles podem não gostar dos holofotes, mas, através das suas ações, podem ser estimuladores silenciosos e constantes de mudanças.
• Pensa em clientes ou parceiros da comunidade que beneficiarão com a iniciativa de mudança da tua organização. Haverá uma melhoria significativa nos serviços ou produtos? A transformação será melhor para a sociedade ou para o ambiente? Serão gerados mais fundos para o desenvolvimento dos colaboradores ou para iniciativas de solidariedade? Inclua estas entidades no seu exército de voluntários como conselheiros e promotores da organização em geral.

 

Gerar Vitórias de Curto Prazo

Se as pessoas não virem que a transformação está a ter um efeito positivo, rapidamente se virarão contra os esforços de mudança e a resistência começará a crescer novamente. Assim, a divulgação frequente de ganhos de curto-prazo reforçará a transformação, realçando os benefícios da mudança para a organização, para as suas pessoas e para os clientes. Esta é mais uma oportunidade para os profissionais de Secretariado Executivo promoverem uma visão organizacional partilhada.

Como contribuir

• Destaca uma pessoa ou departamento que abrace a mudança na newsletter ou na intranet da organização. Considera utilizar um formato de entrevista que permita às pessoas que têm trilhado com sucesso o caminho da mudança falar sobre como esta afetou o seu trabalho e as melhorias que dela resultaram. Isto pode ser um poderoso motivador para os colaboradores que ainda têm dúvidas. Conhecer experiências positivas partilhadas pelos seus pares pode ter um impacto mais duradouro do que anúncios formais da equipa de transformação ou da liderança.
• Se a mudança afetar positivamente as relações com clientes, sugere que se obtenha um feedback positivo daqueles que estão a experimentar os benefícios da transformação em várias fases do processo. Tal poderá concretizar-se numa simples declaração de 2-3 frases que é partilhada com a organização de forma regular. Esta opção permite que internamente se perceba como a mudança está verdadeiramente a contribuir para a missão da organização.
• Sugere que, trimestralmente, se dê destaque a um membro da equipa de transformação. Utiliza um formato semelhante ao da entrevista acima referida. Pede-lhe que mencione a resistência encontrada durante a implementação da mudança e de como a equipa trabalhou para a ultrapassar. Concentra-te nas pessoas da organização e na importância de ouvir as preocupações dos resistentes, assegurando que sejam ouvidos e plenamente informados sobre a visão e a missão da transformação.

 

Consolidar as Melhorias

À medida que os esforços de mudança avançam, a aliança e os membros do exército de voluntários continuarão a apoiar a transformação nas diferentes fases de mudança. Esta continuidade torna-se ainda mais importante à medida que se enfrentam os desafios, que se ultrapassam os obstáculos e que se vivenciam pequenas vitórias. É neste contexto que os processos, procedimentos e hábitos começam a consolidar-se e a resistência diminui à medida que as pessoas da organização aceitam plenamente que a mudança vai continuar a avançar.

Como contribuir

• Continua a assumir o papel de “líder de claque” do processo de transformação. À medida que as fases de mudança são implementadas, defende o seu desenvolvimento e promove-o entre as tuas equipas de Secretariado Executivo, destacando, nas conversas diárias e em todas as comunicações na organização, as vitórias alcançadas.
• Perante cada esforço de mudança haverá sempre aqueles que há muito tempo nada Estes queixar-se-ão abertamente (ou em privado). Na pior das hipóteses, eles tentarão sabotar a transformação passivamente. Compromete-te a discutir e promover os aspetos positivos da mudança com estes indivíduos. Reúne esforços para direcionar o discurso para os benefícios da transformação, para o modo como o seu trabalho e/ou conhecimentos podem ser enriquecidos, e como a organização ficará melhor após a sua implementação. Sublinha os benefícios da transformação para estes colaboradores, para a organização e para os clientes. Esta é a melhor maneira de abordar aqueles que optam por resistir até ao fim.
• Torna-te num transformador de poder! Voluntaria-te para aprender tudo o que puderes sobre a iniciativa e sê um especialista em mudança para aqueles que têm dúvidas ou preocupações sobre o esforço. Os profissionais de Secretariado Executivo são normalmente aqueles a quem recorre qualquer pessoa que se interrogue sobre iniciativas organizacionais. Compromete-te a compreender tudo o que puderes sobre a transformação, para que possas ajudar a diminuir a apreensão desde o início da mudança.

 

Ancorar as Mudanças

Assim, é chegado o momento em que a maioria das pessoas está a implementar ativamente a mudança e qualquer resistência remanescente tornou-se insignificante. A tua organização está a operar neste novo estado e os benefícios da transformação são óbvios. Grande trabalho! Mas os teus esforços não terminam aí. Agora começa o trabalho de consolidar o novo estado nas pessoas, nos processos e na cultura da organização.

Como contribuir

• Durante o teu trabalho com a aliança e/ou exército devoluntários, não deixes de acompanhar estes aspetos importantes do processo de mudança: 1) principais razões de resistência; 2) obstáculos e bloqueios frequentes; 3) quaisquer desafios recorrentes em várias fases do processo. Discute as tuas observações com a equipa de transformação. Os teus conhecimentos podem ser inestimáveis para os ajudar a conseguir uma verdadeira conexão das pessoas com o processo em futuras iniciativas de mudança. É aqui que os profissionais de Secretariado Executivo o podem destacar a sua expertise e o seu impacto como pontes na comunicação organizacional.
• Como seguimento do acima exposto, partilha também as tuas observações com a liderança. Podes falar de uma perspetiva única que serve para complementar os relatórios da equipa de transformação – uma vez mais, fazendo a ponte entre os vários intervenientes da organização.
• Oferece-te para monitorizar os processos e procedimentos finalizados. À medida que a mudança continua a consolidar-se nas operações quotidianas da organização, o olhar atento dos profissionais de Secretariado Executivo pode descobrir formas de otimizar o processo e de aumentar ainda mais a produtividade. Utiliza estes conhecimentos para reforçar ainda mais o novo estado da organização.

Conclusão

Os profissionais de Secretariado Executivo desempenham um papel determinante em qualquer processo de transformação, assumindo-se como pontes que garantem a comunicação, enquadrando as preocupações dos colaboradores no terreno, e oferecendo contributos profundos sobre o processo de implementação. Aproveita estas oportunidades com todo o teu coração. Elas permitem-te aplicar os teus pontos fortes nas áreas fulcrais em que te destacas: organização, planeamento e comunicação. Sê a ponte que ajuda a impulsionar e conduzir iniciativas e melhora a tua organização para as suas pessoas, os seus clientes e a comunidade.

 

Este artigo foi originalmente publicado na Executive Support Magazine, Dezembro/Janeiro 2022 – The Big Opportunity: Assistants as Change Agents.

 

Julia Schmidt é profissional de Secretariado Executivo premiada, com mais de 20 anos de experiência a trabalhar em diferentes setores de atividade. É conhecida por ser uma defensora apaixonada do desenvolvimento das pessoas e por ajudar os outros a ter sucesso e a assumir as suas capacidades de liderança. Júlia é uma ativa mentora e promotora de redes. É diplomada pela Universidade da Noruega, com um Mestrado em Língua e Literatura Portuguesa e estudou também Administração de Empresas. Segue a Júlia no LinkedIn. Júlia é autora de The Executive Secretary Guide to Building a Successful Career Strategy, disponível agora na Amazon.

Júlia também faz parte da nossa equipe de palestrantes. Se estiver interessado(a) em que ela dê formação aos seus profissionais de Secretariado ou no seu evento, virtualmente ou pessoalmente, por favor visite executivesupportmagazine.com/speaker-bureau.

Evon Wood, CCMF, CAP é uma profissional dedicada ao serviço. Tem vários anos de experiência no contexto da administração de alto nível, prestando apoio a executivos, equipas de liderança e órgãos de gestão organizacional. Os pontos fortes da Evon são coordenação, produtividade, comunicação, gerenciamento de projetos, promoção do engajamento dos funcionários e da cultura organizacional.

Como aprendiz ao longo da vida, Evon tem sido consistente na obtenção e manutenção de formações credenciadas, bem como na participação na liderança activa e na gestão de várias organizações profissionais. Uma das suas maiores alegrias é ser uma defensora do crescimento e desenvolvimento contínuo dos Profissionais de Secretariado e Assessoria em todo o mundo.