Bastidores Criação Evento Híbrido: FISEC SP 2020

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Neste sábado, 15/08/20,  o Pepita Conecta compartilhou os bastidores da criação de um evento híbrido, tendo o FISEC SP 2020 como foco. Os convidados participantes foram Fernando Guinato do WTC Events Center, Clarisse Ferreira da Vice versa tradução simultânea e Andreia Chiarato do Grupo R1.

A primeira rodada iniciou com a fala de Andrea Chiarato sobre as empresas do grupo R1 e do trabalho sustentável que eles fazem com 0 descarte de material. Eles são pioneiros nesse tema, ainda antes da quarentena pelo COVID-19.

Andreia comentou acreditar que a falta de conhecimento fez com que as pessoas não usassem os eventos híbridos antes da pandemia, mesmo já existindo essa tecnologia.

Fernando Guinato comentou sobre o complexo WTC. Quando iniciou oficialmente a pandemia, no dia 12/03/20, os eventos formam a zero realizações. Ainda em março iniciou-se a parceria com o Grupo R1 com o primeiro estúdio em chroma key para transmissão. Evoluíram para um estúdio no teatro e o projeto criou forma de maneira rápida e eficiente, muito pelo profissionalismo do Grupo R1.

Fernando compartilhou que no início a ideia principal era difundir esse novo serviço, muito mais no intuito de colaborar com as empresas do que reverter comercialmente.

Andrea sinalizou que a redundância dos protocolos de segurança aplicados pelo WTC e pela R1 são um ponto crítico e tratado de maneira muito especial.

PROTOCOLO DE SEGURANÇA EM EVENTOS HÍBRIDOS

Clarice Ferreira iniciou explicando os principais impactos causados pela mudança no formato da tradução. Entre os principais impactos na tradução remota forma:

1 – Necessidade de comunicação e alinhamento entre o cliente/agência e o intérprete de uma maneira muito mais profunda. De maneira presencial esse processo era bem mais simples.

2 – Atualmente é necessário fazer reuniões para alinhamento de vários itens, como:  

• – Plataforma
• – Onde estará o intérprete (em casa ou no estúdio)
• – É imprescindível realizar um teste do sistema

3 – Dificuldade tecnológica, local, internet, barulhos, etc.

4 – Adaptação dos intérpretes.

Andrea salientou a diferença entre eventos e reuniões virtuais. Segue link de artigo detalhado : https://pepitassecretariesclub.com/blog/2020/07/22/bastidores-dos-eventos-hibridos-e-virtuais/ 

Fernando comentou sobre a preparação e protocolos que levaram em torno de 20 dias para deixar o hotel pronto para o novo funcionamento, como room service na porta, frigobar vazio, arrumação não é automática, o hóspede precisa solicitar.

O processo de adaptação para os hóspedes entenderem as novas normas, inclusive o distanciamento. Contudo, os protocolos adotados continuam rígidos, os espaços para eventos, por exemplo, estão com a capacidade de 40% de uso apenas.

Em relação as plataformas utilizadas para tradução simultânea, Clarisse comentou que as plataformas são contratadas pelo cliente. É muito importante esse alinhamento anteriormente, pois cada uma tem restrições diferenciadas nos recursos oferecidos, o que impacta diretamente na entrega.

Existem plataforma que foram criadas especificamente para a interpretação, como Interaction, Interprefy, Kudo. No entanto, há plataformas que não possuem recurso de interpretação como MicrosoftTeams, ou plataformas proprietárias do cliente. Clarisse reforçou a importância de um alinhamento bem realizado, saber todos os detalhes do cronograma do evento e ter uma comunicação fluida com os palestrantes tornou-se fundamental para o sucesso do evento.

Na rodada final, Andreia respondeu questionamento sobre o tema do engajamento do público no virtual. Sem dúvidas é mais difícil, mas há possibilidades de manter essa audiência. Reforçou que a estrela ainda é o palestrante, um bom palestrante, com conteúdo e repertório sempre foi importante, agora a interação com o público virtual é essencial e para isso o domínio do palestrante/ apresentador com a câmera, estilo apresentador de TV é um diferencial enorme para o engajamento.

Andrea informou ainda que o serviço está bem parecido com um estúdio de TV, só não é via satélite, mas de resto é tudo muito parecido.

A equipe técnica precisou se adaptar bem aos sistemas e novas plataformas, como funciona, saber todo o detalhe de conteúdo, sem surpresas na hora, alinhar a dinâmica anteriormente é fundamental, bem como a orientação aos palestrantes.

Fernando explicou sobre a importância de se ter um espaço preparado e exclusivo, um espaço preservado de som e a internet de excelente qualidade e redundância.

O painel foi muito esclarecedor e deixou um gostinho de quero mais para o FISEC SP 2020, que será o primeiro evento híbrido do clube.

As inscrições para o acesso virtual já estão aberta pelo link: https://fisecsp2020.com/

Equipe de Comunicação & Marketing