Bastidores dos eventos híbridos e virtuais

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Nesse sábado, 18/07 às 11h Pepita Soler recebeu os convidados Eduardo Murad – diretor executivo ALAGEV, Raffaele Cecere – Sócio proprietário do Grupo R1, Patrícia Souza – Gerente de Vendas Mice Club Med, Alexandre Pinto – Sócio fundador Shift Mobilidade Corporativa, para um bate papo cheio de novidades sobre os “ Bastidores dos eventos híbridos e virtuais” no painel Pepita conecta.

A primeira rodada foi de alinhamento do conceito sobre eventos híbridos.

Eduardo Murad deixou bem claro que reunião em ambiente virtual (como por exemplo zoom e outras plataformas) são bem diferentes de eventos virtuais.

O evento híbrido é um evento com toda estrutura de planejamento do pré-evento, organização, execução e pós-evento.  O evento tem preparação com objetivos bem definidos, produção presencial e suporte virtual, logo a logística é ainda maior e requer novas preocupações.

Com a novidade do virtual, a estrutura por trás e preparação do palestrante, que na maioria não se sente confortável com a câmera, aumenta o trabalho da produção.

Raffaele Cecere trouxe o conceito da palavra híbrido, que é a mistura de dois formatos e o termo pode ser usado em diversas áreas, como exemplo citou os carros híbrido que utilizam duas tecnologias para o funcionamento do automóvel. Para Rafaelle o presencial não vai morrer, não seria possível pela essência do Ser humano. O virtual é importante e ganhou um espaço que não vai retroceder. Comentou da importância da preparação para realização de grandes eventos, não pode ser feito de maneira amadora.

Patrícia Souza pontuou especialmente a preparação dos eventos e busca por espaços adequados para minimizar os riscos como falta de internet, de estúdio, som, luz apropriados. Patrícia comentou sobre os protocolos rígidos que a hotelaria adotou e a preparação dos espaços. Comentou ainda sobre a importância de trabalhos colaborativos, indicou a busca por empresas especialistas e exemplificou a importância de ter parcerias de qualidade.

Alexandre Pinto comentou sobre as feiras híbridas com espaço físico de palco, apresentador, e espaço virtual com alta tecnologia. A shift está preparada com frota e tecnologia de higienização para receber os clientes e o fato de possuírem frota própria faz uma diferença enorme, especialmente nesse momento, somente assim podem garantir a segurança aos clientes.

Exemplo de feira virtual – 42 Labs (mais detalhes no final do texto)

Eduardo comentou sobre a importância da seleção de fornecedores e do trabalho conjunto na criação e formação dos eventos.  Os protocolos serão compartilhados e pontuou de maneira positiva o fato de cada empresa, hotéis e governo ter seu protocolo, o que amplia a segurança no retorno. Ele não defende a abertura completa, mas acredita que é possível iniciar os eventos com todos os cuidados necessários, planejamento bem feito, preparação de qualidade, redundância nos planos de contingência. Acredita que os eventos físicos não vão acabar, mas o retorno será lento.

Raffaele compartilhou que o Grupo R1 iniciou o case dos eventos virtuais bem no início de março até antes do fechamento, a empresa teve um impacto muito forte, saindo de 1000 eventos por mês foi para 0. Em 2009 a empresa teve um leve impacto com o H1N1, mas nem de longe se compara. Comentou sobre a preocupação com as empresas estão se aventurando nas tecnologias sem estar totalmente preparadas.

Raffaele pontuou a importância da hotelaria nesse processo, pois é um local seguro, já preparado para eventos e com uma dinâmica e protocolos de segurança que no momento é o mais importante.

O virtual possibilita explorar a tecnologia de uma forma muito mais profunda e com novos recursos como realidade aumentada, por exemplo, além do aumento do alcance dos conteúdos e exposição dos apresentadores.

Patrícia compartilhou o case do primeiro evento híbrido realizado no Club Med Lake Paradise.

O evento não houve hospedagem, a abertura foi somente para o evento com os protocolos bem rígidos, com a parceria da Shift no transporte dos convidados.

• Na chegada era realizado o teste rápido do Covid-19, com médico no local para tirar dúvidas;
• O evento iniciou com almoço, restaurante com buffet assistido (toda a variedade do buffet, mas tem um chefe montando na hora) todas as equipes devidamente equipadas;
• O clube Med já possuía o serviço de buffet assistido, contudo agora reformulou para garantir a segurança;
• Após o almoço, todos foram para sala, respeitando o distanciamento físico e então iniciou-se a transmissão virtual;
• O serviço de café e água na parte de fora, para evitar aglomeração e interferência no virtual;
• Os novos protocolos de cuidados na produção, desde a higienização dos equipamentos, a orientação dos palestrantes e convidados;
• O feedback foi bastante positivo, pois os participantes sentiram-se bastante seguros.

Meeting & Events – Club Med Lake Paradise

Alexandre Souza comentou sobre a importância da segurança na logística de transporte de chegada, para isso a Shift possui um protocolo bastante rígido, para assegurar a saúde dos passageiros e também dos seus funcionários.

• Entrega de máscara e álcool em gel, todos higienizados.
• Os veículos estão trabalhando com 50% da capacidade.
• Bio sanitização – é aplicado um produto que mata o vírus por até 90 dias.
• A shift tem frota própria, o que garante a higienização. Esse ponto deve ser considerado na contratação.

E para fechar, Eduardo pontuou sobre as experiências, as dificuldades iniciais no ambiente virtual. É fundamental ter uma roteirização, comunicação entre os organizadores, testes prévios, coordenação física e virtual, divulgação. A preparação para coisas pequenas. O chat precisa ser gerenciado também. Preparar a audiência, definição do público alvo.

Raffaele mencionou a importância de focar nos objetivos e buscar por profissionais de qualidade.

Patrícia reiterou que a falta de informação gera insegurança, por isso é muito importante a busca por capacitação das equipes e por parceiros qualificados.

Alexandre acredita que é possível voltar aos poucos com segurança e responsabilidade.

PERGUNTAS dos participantes:

1 – Qual o nome do laboratório que oferece o serviço Bio Sanitização?

Resposta Alexandre: Laboratório AYA TECH , produto chama-se Microbac e Dr. Ácaro .

2 – Poderiam falar mais sobre as opções de ferramentas / aplicativos que podemos utilizar nos eventos híbridos?

Resposta Raffaele: O foco deve ser no objetivo dos eventos e não na ferramenta em si, o importante é contratar um especialista que conheça as ferramentas e entenda suas limitações. Comentou sobre a plataforma Stream Yard para gerenciar eventos virtuais ao vivo.

3 –  Qual maior dificuldade para essa retomada?

Resposta: Alexandre comentou que passar a sensação de segurança para os participantes. Raffaele comentou que a desinformação é um ponto chave e a questão política. Com todos os cuidados é possível sim fazer as coisas acontecerem, com as devidas ponderações e cuidados.

PROTOCOLOS:

– ClubMed:  Jornada MICE Club Med (2)

– Shift Mobilidade Corporativa: Protocolo de segurança COVID-19- Shift-PDF

– Grupo R1:

– Feiras virtuais – Grupo R1

 

Equipe de Comunicação & Marketing