O Secretariado e a arte de negociar

(Tempo estimado de leitura 05’00”)

Negociar faz parte do pacote. Todas as vezes que tentamos persuadir ou convencer alguém para uma tomada de decisão, estamos negociando. Isto é algo frequente em nosso dia a dia profissional.

Negociamos orçamentos mais baixos, entregas de produtos mais rápidas, uma agenda difícil de conciliar, uma sugestão nova para a equipe, um aumento de salário, são muitos os exemplos, onde o secretário é como se fosse um hub negociador, que facilita o que é complexo ou traduz um sim onde se tem um não.

A partir disto, surge o questionamento: como negociar sendo secretário, sabendo que negociar é também lidar com as diferenças?

Se formos pensar no ambiente emocional que encontramos ao negociar, precisamos entender que é possível encontrar no meio do caminho com os egos, preconceitos, frustrações, falta de profissionalismo e outras dificuldades que podem ser obstáculos para chegar ao sim que tanto queremos.

Para superar isto, separei alguns highlights interessantes que podem nos ajudar neste processo de negociação:

1. Mindset ganha-ganha – negociação integrativa / colaborativa:

O diferencial está em negociar no modelo ganha-ganha, quando o objetivo é chegar no melhor acordo para ambas as partes. Quando pensamos e agimos a partir deste mindset temos mais clareza do nosso cenário. Aqui, deve-se deixar de lado questões individuais e pensar no coletivo, no bem maior ou produto final que será alcançado. Quebra de força/braço não tem espaço neste ambiente pois não se trata de uma competição e sim da soma de esforços para um acordo produtivo e de valor.

Hacks: Use a sabedoria e a humildade para alcançar a outra pessoa. Ofereça diferentes soluções e vantagens mostrando que você é persuasivo, porém respeitoso e não autoritário. Palavra-chave: Equilíbrio.

2. Respeite os limites:

Na mesa de negociação devem existir limites, do contrário, teremos sempre uma negociação ganha-perde e ninguém quer ficar do lado perdedor, afinal, o objetivo é chegar no melhor acordo para ambos. Ceder com limites nem sempre é sinal de fraqueza, mas sim, pode ser sinal de maturidade e estratégia.

Hacks: Tenha visão sistêmica do negócio para você saber até aonde o seu campo de zona de acordo pode ir. Palavras-chave: Posicionamento estratégico.

3. Mindset Criativo e Inovador – negociação criativa:

Pode acontecer que durante o processo de negociação as partes não consigam por si só chegar a um acordo e a partir disto, torna-se um extenso vai e vem. Isto demanda tempo e muitas vezes não o temos disponível. Neste momento pode-se pedir a opinião de outra pessoa de fora ou as partes juntas criarem uma nova solução.

Hacks: Fomente a colaboração. Vale reconhecer que não se chegou ao acordo e que está disposto a colaborar em conjunto para uma nova solução. Palavras-chave: Análise e superação.

Existem diversas técnicas de negociação, mas hoje quero enfatizar a primeira delas que é a preparação. Quando o secretário está preparado, a chance de sucesso é muito maior. Observe, estude, avalie e antecipe-se.

Confira algumas verdades que aprendi ao longo da minha jornada:

• Nem todos vão abertos a negociar, e sim, a fazer suas próprias vontades. Por isto seja pioneiro em conduzir o processo de maneira coerente e ética;

• Busque equilíbrio emocional. Faz parte do jogo receber ‘nãos’ para testar sua capacidade de lidar com eles;

• Deixe o ego de lado. É maravilhoso quando conseguimos o que queremos, mas se for em cima de um ego inflamado, a duração será curta;

• Idade não é sinal de maturidade. Uma pessoa não será respeitada somente pela idade que tem ou pelos anos que tem de profissão, mas sim pelos resultados que entregou ao longo destes anos. Conquiste respeito e espaço baseado nestes resultados.

Como secretários, sabemos que ter o sim na mão é questão de prioridade. Quem teria coragem de falar para o executivo que não conseguiu o que ele solicitou sem apresentar pelo menos uma nova solução?

Meu convite hoje é que mergulhemos ainda mais no mundo da negociação para nos tornarmos negociadores cada vez melhores, com sabedoria, estratégia e sem perder a nossa essência.

Um abraço,

Colaboradora Isabel Marques

Secretária Executiva e Diretora de Comunicação & Marketing do Pepitas Secretaries Club

https://linktr.ee/isabel_marques._