O Secretariado Executivo e o Poder do Servir

(Tempo estimado de leitura 7′ 30″)

O papel do Secretariado Executivo global atualmente envolve uma série de competências estratégicas, bem como muito conhecimento prático em gestão de informações, de resultados, de pessoas e equipes. Ademais, conexão de pessoas, intermediação de todos os níveis hierárquicos da empresa (estratégico, tático e operacional) e parceria estratégica.

 A missão do secretariado é oferecer melhoria contínua da qualidade, por meio de um assessoramento inovador e proativo, praticado dentro de princípios éticos e profissionais, a citar: a integridade, confiança, autenticidade, inovação, responsabilidade e colaboração.

 O secretariado executivo exerce um papel fundamental de conectar e inovar, ambos estão dentro de uma perspectiva estratégica. E em tempos de crise e mudanças, essas competências são ainda mais necessárias, pois conectar pessoas e ideias, facilitar e disseminar mudanças, participando de processos decisórios, influenciando diretamente ou indiretamente nas decisões dos gestores são imprescindíveis.

 O Secretariado Executivo está sempre a serviço, para isso o planejamento e organização são essenciais em nosso dia a dia. Precisamos estar um passo ou mais à frente, sempre preparados para as contingências, trabalhar com visão holística, e, sempre, com planos B, C e D.

Quando conseguimos desenvolver essas habilidades com maestria, a confiança depositada em nosso trabalho aumenta tanto, a ponto de algumas pessoas realmente acreditarem que temos “bola de cristal” ou que temos poderes mágicos e não se engane é puro estudo, conhecimento e pensamento estratégico.

Por isso é fundamental conhecer o core business (parte central de um negócio) da empresa em que se atua e como funciona esse mercado, dessa forma terá conteúdo sólido para administrar e manejar o inesperado e transformações inusitadas. Outro ponto importante, é ter claro os perfis (psicológicos) dos executivos que você atende e das pessoas com as quais se relaciona.

 Muitas pessoas pensam que secretariar é um dom, que você nasce com aptidão ou nunca a terá, mas isso não é verdade, não à toa existe uma graduação, assim como em outras profissões, isto é, você pode desenvolver as habilidades e competências necessárias para exercer a função com louvor, especialmente no trato humano, contudo não posso negar que a maioria dos profissionais que conheço são apaixonados pelo o que fazem e veem a profissão como um propósito de vida.

E pensando em uma maneira de conseguir expressar o poder que o serviço tem no secretariado eu mergulhei numa leitura realizada no início da minha carreira e que consegue descrever muito bem essa relação. Os livros de James C. Hunter: “O Monge e o Executivo” e “Como se tornar um líder servidor”.

 James aborda como tema central a liderança servidora, e abaixo comento os tópicos que vejo como essenciais na relação com o secretariado.

 – Um dos primeiros pontos abordados foram as principais qualidades de caráter de um líder.

 Qualidades de caráter: paciente, responsável, bondoso, cuidadoso, confiável, bom exemplo, bom ouvinte, compromissado, respeitoso, ter atitude positiva e encorajar pessoas.

 “Liderar é a habilidade de influenciar pessoas para trabalharem entusiasticamente visando atingir aos objetivos identificados como sendo para o bem comum. ”

E esse é o grande desafio, fazer com que os resultados venham por meio das pessoas e não apesar das pessoas.

 É fundamental executar as tarefas, mas enquanto se constroem relacionamentos. Os sentimentos de respeito devem ser expressados via ações.

 – Outro ponto muito interessante é entender que o papel do líder não é impor regras e dar ordens à camada seguinte, ao invés disso, o papel do líder é servir. E esse servir é satisfazer as necessidades legítimas daquele grupo, é facilitar a caminhada, orientar e, algumas vezes, se sacrificar por seus liderados.  

Por isso, a importância da escuta ativa para conseguir identificar essas necessidades legítimas, o que é bem diferente de satisfazer vontades. A percepção, observação e empatia são primordiais para encontrar essas necessidades legítimas.

 – Outro ponto bastante relevante é o conceito de poder x autoridade. Exercer poder pode corroer os relacionamentos a longo prazo, já com autoridade as pessoas fazem de bom grado o que é necessário, sem que precise exercer poder sobre os subalternos. 

Como principais exemplos de autoridade exercida na essência da palavra temos: Jesus, Mahatma Gandhi, Martin Luther King e Madre Teresa de Caucutá, sendo que a maior arma deles era o serviço.

E para concluir trago a abordagem sobre o Amor agapé. Ágape é uma palavra grega frequentemente traduzida como ‘amor’, mas o significado está mais relacionado com liderança, caridade, não se trata do sentimento que tenho, mas a escolha que faço ao comportamento que terei em relação ao outro. O ato de se pôr à disposição dos outros, identificando e atendendo suas reais necessidades, sempre procurando o bem maior. 

Esse ponto não é tão simples quanto parece, por isso a importância da disciplina no comportar-se e fazer com que os sentimentos venham com as escolhas realizadas, e não deixar que suas ações sejam conduzidas por emoções exacerbadas.

Alguns comportamentos chaves de um líder servidor, segundo James Hunter:

1. Paciência = mostrar autocontrole;
2. Bondade = dar atenção, apreciação, incentivo;
3. Humildade = ser autêntico, sem pretensão, orgulho ou arrogância;
4. Respeito = tratar as pessoas como se fossem importantes (e são);
5. Abnegação = satisfazer as necessidades dos outros (antônimo egoísmo);
6. Perdão = desistir de ressentimento quando enganado;
7. Honestidade = livre de engano;
8. Compromisso – ater-se às suas escolhas;
9. Motivação = comunicação que influencia escolhas;
10. Disciplina = tornar o não natural, natural. Criar bons hábitos.

O líder servidor tem a responsabilidade de doar-se totalmente, ele precisa ser e viver o que diz, ser exemplo, não apenas dizer, mas mostrar como fazer. O líder precisa motivar, incentivar, e influenciar seus liderados a caminhar com seus próprios pés e não os carregar no colo.

 Lembre-se que A ÚNICA PESSOA QUE VOCÊ PODE MUDAR É VOCÊ MESMA, por tanto não tente mudar ninguém. 

A principal reflexão que gostaria de deixar é acerca do entendimento e da valorização do poder do serviço exercido pelo secretariado executivo. Quando traçamos um paralelo das habilidades e competências do líder servidor fica muito claro que é a mesma base do que se espera de um profissional de secretariado executivo. Logo, precisamos tomar posse e atuar como um líder servidor de maneira consciente. 

Espero que esse tema lhe desperte o desejo de aprofundar essa leitura e a reflexão sobre o papel do secretariado sob o ponto de vista da liderança servidora.

Participação do 3° Webinário da Revista digital Executiva News, com a mesma temática.

Referências:

HUNTER, James C. O monge e o executivo – Rio de janeiro: Sextante, 2004.

HUNTER, James C. Como se tornar um líder servidor – Rio de janeiro: Sextante, 2006.

Isabela Ribeiro

Secretária Executiva Trilíngue, Mentora de carreira, Conselheira e editora chefe do Blog Pepitas Secretaries Club.

“Pesquisadora, peregrina, apaixonada pela força da educação e o poder do conhecimento “

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