O secretariado executivo e o seu poder de gerenciamento

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Os desafios das diligências de ordem pessoal de um executivo altamente demandante dentro de uma organização.

Há tempos que executivos atarefados eram afortunados em poder contratar dois secretários para suas demandas, dividindo-as em ordem profissional e particular. Isso era muito frequente e status de glamour e poder, mas o avanço da tecnologia e movimentos para redução de custos de muitas corporações fez com que muitos postos de trabalho fossem reduzidos, como exemplo: o atendimento pelo formato pool de assistentes.

Descrevo a relação executivo x assistente como um relacionamento. Ambos precisam de tempo para se conhecerem, confiança para compartilhar ou delegar assuntos de foro íntimo e segurança para reforçar essa parceria. 

Além disso, claro, são necessários possíveis ajustes, pois a relação pode ser de muito sucesso ou resultar em fracasso. Por que a comparação com o relacionamento? Algumas parcerias são interrompidas, mas outras perduram anos e até décadas. Essa lealdade e reconhecimento profissional faz com que executivos levem consigo seu secretário quando existe uma movimentação dentro da própria empresa ou oportunidade externa.

Embora nem sempre acordado ou verbalizado, mas os profissionais de secretariado já esperam por demandas de ordem pessoal em meio às suas rotinas corporativas e se perguntam: Isso é permitido? Posso ter inciativa e questionar? O executivo é discreto, como agir? Afinal de contas, qual é a fórmula para o sucesso dessa relação mais-que-perfeita? Para responder essa pergunta eu faço outra: Você já notou como há tanta rotatividade neste segmento? Lembre-se do processo de relacionamento! Como complemento: a empatia, a comunicação assertiva, a verdade e discrição ainda são atributos valiosos que estão a nosso favor.

Minha reflexão hoje é para os colegas EA (Executive Assistant) que precisam abraçar o PA (Personal Assistant) com afinco e fazer a diferença. Tenha certeza que sua dedicação fará tudo acontecer. Posso afirmar que descobri um mundo de oportunidades e de crescimento profissional, sim, profissional. Ser PA é viver a vida do seu executivo com absoluta resiliência e resignação, estudando diariamente regras e procedimentos de um universo diferente do seu. Os pequenos detalhes e gostos farão que suas entregas sejam de excelência.

Como lembrar o aniversário de alguém ou data especial? Como garantir que o carro sempre esteja limpo? Como saber se a pasta está abastecida de cartões de visita? A impressora está com papel suficiente? O frigobar está com estoque de bebidas? Já conferiu se a equipe de limpeza fez tudo de acordo? Louças estão apresentáveis para visitas? Existe algo que posso fazer a mais? Naquele dia de muitas reuniões, reserve pequena pausa para um lanche. Percebeu que ele está resfriado? Providencie um chá e um remédio. Aliás, eu sempre tenho uma caixinha de remédios para esses sintomas de resfriado, dor de cabeça etc. 

Antecipe lembretes, demande conferências simples por estagiários ou caminhe por 5 minutos para ler e avaliar o ambiente que você está inserido. Muitas vezes nem nos damos conta do óbvio. Nossa rotina nos cega, infelizmente. São esses detalhes tão essenciais que nos tornam profissionais de alto nível.

Assim como no âmbito corporativo, estabeleça contatos estratégicos:

Residencial (síndico, concierge, portaria, assistente do lar, além dos infinitos coringas para manutenção predial – marcenaria, lavanderia, eletricista, limpeza etc.)

Familiar (contatos próximos frequentes)

Pessoal (programas de viagens, milhas e pontuações de cartão de crédito e cias aéreas, contatos médicos, dentistas, follow-up de exames de rotina e propriedades)

É imprescindível que estejamos alinhados com os gostos e preferências, pois estamos contratando um serviço para um público de alto nível. Você também é responsável por alinhar agendas do ambiente familiar e da empresa. Essa engenharia de disponibilidade e detalhes é inevitável.

É muito usual também me deparar com colegas do secretariado que abominam esse tipo de atuação, seja acordada ou implícita, pois a classificam como governantas, empregadas domésticas entre outras nomenclaturas. O intuito deste artigo não é debater o que é certo ou errado, mas apenas elucidar como a nossa profissão se expandiu ao longo dos anos e como precisamos nos ajustar, atuando sempre com princípios e ética. É importante lembrar que existem executivos que não demandam nada de foro íntimo ou particular, seja por personalidade ou estilo de trabalho.

Em contrapartida, os gestores expatriados recorrem aos nossos atendimentos em muitos assuntos, especialmente pela barreira linguística que enfrentam ao chegar no Brasil sem um nível mínimo de comunicação. É essencial que a empresa, pelo papel de RH, compreenda que essas demandas existem e são delegadas diariamente, de modo que isso faça parte do nosso rol de atividades e novas contratações/substituições saibam do desafio, pois muitos profissionais são pegos de surpresa.

Por fim, como dar conta desse desafio em paralelo às demandas da empresa? Sim, é possível.

Estabeleça prioridades e saiba qual é a necessidade do seu executivo. Seja fiel à sua agenda e ao seu planejamento. Compreenda que você é a peça-chave escolhida para gerenciar o que ele tem de mais precioso: o tempo. Despeço-me com dois lembretes.

O primeiro: a sua imagem reflete a do seu executivo. O segundo:  acrescente amor em sua rotina e note como tudo fluirá facilmente. 

Colaborador Gustavo Bertulucci

Secretário Executivo C-Level, Escritor

“Apaixonado por secretariar, línguas estrangeiras e gastronomia”

gbertulucci@gmail.com