Onboarding Remoto

Melhores práticas para receber novos funcionários virtualmente

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Ao longo de quase um ano muitas pessoas vêm trabalhando de casa devido à crise do coronavírus. As empresas estão enfrentando o desafio de continuar a integrar novos funcionários nessa situação.

O onboarding funciona também de forma remota? E se sim, como?

As respostas para estas perguntas também podem ser aplicadas para além da crise do coronavírus, por exemplo, quando as empresas aprendem com a crise e cada vez mais deixam os funcionários trabalharem de casa ou até mesmo decidem contratar equipes remotas.

Na maioria das empresas o onboarding de novos funcionários é um processo demorado que começa bem antes do primeiro dia de trabalho. Neste artigo, gostaria de abordar mais de perto os desafios enfrentados por todos os envolvidos no onboarding durante estes tempos difíceis e apresentar possíveis soluções que possam ser perfeitamente integradas aos processos existentes.

Em muitos processos de onboarding, assistentes desempenham um papel importante. Deixam esse projeto ser um sucesso!

Pré-onboarding inovador

O que já deveria ser padrão em um processo de pré-onboarding fora dos tempos de crise do coronavírus aplica-se ainda mais agora: manter contato! Envie uma carta de boas-vindas, de preferência com informações sobre como se deve proceder. Informe ao novo funcionário sobre,

• Como, quando e onde o hardware técnico estará disponível para poder trabalhar remotamente, se necessário;
• Quem são as pessoas de contato e como podem ser alcançadas; e
• Como o primeiro dia de trabalho e o onboarding irão proceder virtualmente. Um plano de trabalho estruturado, e que de preferência já seja enviado junto com uma carta de boas-vindas, isso ajuda.

As empresas estão bem orientadas já na fase de pré-onboarding a enviar sinais positivos.

Envie um buquê de flores ou uma caneca com a logomarca da empresa junto com uma carta de boas-vindas duas a três semanas antes do primeiro dia de trabalho. Estes gastos são muito bem investidos, pois os novos funcionários chegarão logo com um clima positivo.

Infraestrutura técnica e ferramentas

Sem o equipamento técnico adequado o trabalho remoto torna-se difícil. Por isso, é importante fornecer aos novos funcionários um laptop com acesso VPN, mesmo que seja enviado pelo correio, se necessário.

O departamento de TI deve instalar todos os programas padrão relevantes, ferramentas de comunicação e planejadores de tarefas. Somente por motivos de proteção de dados, o fornecimento deve ser de laptops da empresa etc., isso é extremamente importante.

As ferramentas de onboarding ajudam no networking e a encontrar o seu caminho em uma empresa ainda não familiarizada. Através de um aplicativo de onboarding como o Trello, os novos funcionários são praticamente integrados no início ou mesmo antes e assim vão conhecendo a cultura da empresa passo a passo. Alguns desses programas incluem chatbots, com a capacidade de incorporar conteúdo interativo e vídeos, blocos de aprendizagem e listas de tarefas. Assim, informações relevantes podem ser reproduzidas em tempo hábil.

O Trello por exemplo, desenvolveu um modelo de onboarding que funciona como uma lista interativa de tarefas e ajuda a conhecer o contato apropriado. Dê uma olhada neste exemplo: https://trello.com/b/qr3AcASr/new-hire-onboarding . O Trello preparou até mesmo um modelo maravilhoso que você pode usar. Você pode encontrá-lo aqui: https://trello.com/b/AajSOFV1/template-onboarding-new-hires 

Assim que alguém passa a ser membro da equipe, as próprias ferramentas já mostram que essa pessoa já fará parte da colaboração em equipe.

Considere no treinamento de novos funcionários sobre como aproveitar ao máximo essas ferramentas. Você ficará impressionado com a produtividade eficiente e com os fluxos de trabalho otimizados.

Integração social

Ofereça uma visão geral antecipada da empresa. Isso pode ser feito através do onboarding-App, de um newsletter ou através do acesso à intranet da empresa. Enviar um convite para se juntar ao grupo de LinkedIn da empresa através da rede social, é uma possibilidade. Outra maneira de se conectar é convidando para sessões de treinamento virtual antes do início oficial.

Aconselhar os chefes a se concentrarem mais no componente pessoal durante o atual período de crise. Deve ser reservar mais tempo do que o habitual para que a equipe se conheça – direta ou remotamente – assim como para perguntas e trocas. Além disso, os recém-chegados devem receber um membro experiente da equipe na forma de um mentor. Muitas vezes, o assistente é o melhor companheiro de onboarding e mentor!

Prepare-se para este papel e levante a mão, mesmo que isso signifique mais trabalho para você.

Comunicação e orientação

Uma vez que o novo membro da equipe esteja finalmente a bordo, crie uma sensação de segurança durante a fase de orientação com um plano de orientação. Se possível, o conteúdo desse plano de orientação deve ser oferecido de forma virtual, como webinários, cursos de aprendizados online, ou como um folheto de apoio digital. (Por exemplo: um tutorial de como fazer).

Importante é que o conteúdo do onboarding possa também ser transmitido aos novos membros por vídeo conferência e compartilhamento de tela. Reuniões diárias por vídeo em equipe fornecem estrutura e ajudam os novos funcionários a se integrarem mais rapidamente. Também é de grande ajuda, quando os colegas se aproximam de forma ativa aos recém-chegados e os fazem sentir-se bem-vindos e capazes de realizar as primeiras tarefas de forma independente e fazê-los sentir que eles são importantes e não um fardo.

Como você pode ver: Como na fase do pré-onboarding, um alto nível de comunicação é essencial.

É por isso que assistentes, com toda a sua empatia e inteligência emocional, estão muitas vezes mais envolvidos nestes processos.                 

Solicite feedback

É especialmente importante realizar reuniões de avaliação durante o período de trabalho remoto.

Isto ajudará a avaliar melhor o estado emocional de seus funcionários.

Ao contrário do escritório onde você também pode captar o feedback não-verbal, você tem de aceitar conscientemente o feedback nestes tempos.

Especialmente após a primeira semana de trabalho de seu novo funcionário, faça as seguintes perguntas:

• Como foram os primeiros dias de trabalho em comparação aos empregos anteriores?
• O que ajudou a integrar-se à equipe?
• Como podemos dar um melhor suporte?

Conclusão

Certamente o onboarding feito pessoalmente não é insubstituível.

Muitas organizações tiveram que repensar seus processos de onboarding e foram capazes de otimizá-los. A Adidas por exemplo, planeja realizar partes do onboarding individual virtualmente mesmo após a pandemia.

Isso permitiria agilizar o processo de onboarding em si e até mesmo estendê-lo por vários dias.

E por último, mas não menos importante:  Sejam honestos e não tentem minimizar a situação extraordinariamente. Nem todos os processos funcionarão sem problemas.

Comunique isto aos novos funcionários, transmita que você estará sempre aberto aos problemas.

Colaboradora Internacional Diana Brandl (Alemanha)

Autora do blog ‘The Socialista Projects’, atua como relações públicas do International Management Assistants (IMA) da Alemanha e presidente do IMA Berlin. Especialista em Transformação Digital e Marca Pessoal. Diana foi nomeada em 2019 como Mulher da Semana pelo Global Digital Women e foi indicada para o Prêmio Digital Female Leader.

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