Chegar junto é um começo. Manter-se juntos é progresso. Trabalhar juntos é sucesso. – Henry Ford
Passamos a maior parte do dia no trabalho. Dedicamos a maior parte do nosso dia apoiando nossos executivos e equipes. Portanto, a melhor maneira de colocarmos nossa estratégia de carreira em funcionamento é tendo nossos objetivos alinhados com os objetivos do nosso gestor. Quanto melhor trabalharmos juntos, melhor nos beneficiaremos das horas que passamos juntos. Construir um relacionamento de sucesso com nossos executivos é fundamental para o sucesso da nossa carreira e para a execução da estratégia.
O alinhamento nos dá equilíbrio, harmonia e permite a colaboração. A palavra alinhamento também é definida como “um acordo entre um grupo de países, partidos políticos ou pessoas que querem trabalhar juntos por causa de interesses ou objetivos compartilhados”. (Dicionário Cambridge)
- Entendendo as metas do seu gestor
Como parceiros de negócios, o Executivo e o Assistente devem estar extremamente conscientes de seu impacto quando suas atividades estão vinculadas. Conhecer os objetivos do gestor é crucial para todos os Assistentes. Permite desempenho otimizado e potência máxima. Entender os objetivos que seu gestor tem que cumprir ajudará a garantir a consistência entre tarefas e iniciativas.
- Você sabe quais são as metas do seu gestor para o ano?
- Você perguntou ao seu chefe como você pode ajudá-lo a atingir essas metas?
- Vocês trocam informações sobre os principais projetos e mandamento?
- Você sempre tem uma página pronta contendo os pontos de discussão em seus principais projetos?(Seus projetos têm que ser os projetos que garantirão os resultados que seu executivo tem que entregar)
- Você consegue cobrir o ponto cego do seu gerente?
Alguns anos atrás, um dos meus objetivos estratégicos de carreira era melhorar minhas habilidades de comunicação e me tornar um orador público. Esse objetivo estava alinhado com um dos objetivos organizacionais: melhorar a comunicação interna. Para apoiar meu CEO na obtenção dos resultados desejados nesta área, adicionei ao meu PDP (Plano de Desenvolvimento Pessoal) duas atividades estratégicas importantes: ter um mínimo de dois compromissos de fala pública associados ao meu papel de Presidente Nacional do IMA Noruega e escrever artigos para a nossa intranet da empresa. Para ter sucesso nessas atividades, defini algumas tarefas operacionais do dia-a-dia tais como:
- Entrevistando colegas de diferentes departamentos para saber mais sobre nossos negócios, produtos e serviços
- Lendo livros sobre liderança e escrevendo mais artigos para profissionais administrativos sobre o tema
- Participando de sessões comum-coach de comunicação
Meu empregador apoiou todas essas atividades porque estavam claramente alinhadas com os objetivos do meu gestor e da organização. Uma situação perfeita de ganha-ganha em tudo. Além disso, a sensação de me desenvolver de acordo com minhas aspirações de carreira me manteve engajada e produtiva. Eu me sentia apaixonada pelo meu trabalho, comprometida com a organização, e me esforçando voluntariamente no meu trabalho todos os dias.
- Conhecendo a estratégia da sua organização
Um negócio é mais alinhado quando todas as partes interessadas no negócio estão em aliança com os objetivos estratégicos.
- Você é capaz de resumir os negócios da empresa?
- Você leu a estratégia da sua empresa?
- Você está participando de reuniões de estratégia?
- Sua descrição de funções reflete a estratégia geral e os objetivos do seu gestor?
Dominar alguns dos comportamentos mencionados acima ajudará você a se tornar um verdadeiro parceiro de negócios e, consequentemente, melhorar seu relacionamento comercial com seu executivo.
Ser capaz de alinhar sua estratégia de carreira com a estratégia da sua empresa mostrará que você pode estender sua parceria de negócios com seus gestores e executivos ao mais alto nível de uma aliança de sucesso.
Toda estratégia de carreira de sucesso tem que estar ligada à aprendizagem contínua, ao pensamento criativo e à audaciosidade. Esses elementos nos ajudarão a nos sentir confortáveis em “entrar em novos mundos”. É uma das formas mais eficientes de mudar nossa perspectiva e descobrir insights que eram completamente desconhecidos. Entrar em novos mundos nos ajudará a estender nossa parceria comercial com nossos executivos e gerentes para o próximo nível. Construir uma carreira de sucesso requer tempo, esforço e paciência. Envolve tudo o que fazemos, nossas escolhas, atitudes e comportamentos, tanto em nossa vida pessoal quanto profissional.
Aqui estão algumas atividades que impulsionarão sua parceria comercial:
- Descubra um novo hobby
- Conheça novas pessoas
- Aprofunde seu conhecimento sobre temas que lhe interessam
- Estude outra indústria
- Estude uma nova língua
- Faça aulas
Eu iniciei um novo hobby há alguns anos: escrever. Hoje estou escrevendo artigos para a Revista Secretária Executiva e blogs. Estou escrevendo artigos para a intranet da empresa e criando boletins informativos de funcionários. Só porque saí da minha zona de conforto, desenvolvi uma habilidade natural, a apliquei a tudo o que faço, na minha vida pessoal e profissional.
Também decidi estudar administração de empresas como parte da minha estratégia de carreira. Eu queria apresentar meu trabalho em um nível mais alto e mais estratégico. Foi o que eu fiz! Fui parabenizada pelo meu executivo quando decidi fazer a última certificação: Gestão Financeira, curso financiado pela empresa.
O que você está fazendo para levar seus talentos e habilidades para o próximo patamar?
- Abraçando a estratégia de negócios da sua organização
Use suas reuniões individuais (one-to-one meeting) para tirar dúvidas e aprender mais sobre a estratégia e suas atividades. Todos entendem uma estratégia bem comunicada em determinado nível. Seja a pessoa que ajuda a alta gestão a se comunicar e filtrar a estratégia.
Uma vez como líder de equipe para um grupo de assistentes de gestão, convidei meu VP para apresentar e explicar a estratégia da organização para todos os assistentes. O VP ajudou a todos a entender a estratégia em termos do seu próprio dia a dia de trabalho. Às vezes, o principal desafio é apresentado por um plano que é muito difícil de ser facilmente compreendido por todos os funcionários. Pergunte a si mesmo:
- Será que todos estão”entendendo”?
- Como posso ajudar a equipe executiva a comunicar nosso plano estratégico?
- Quantas vezes me reuno com meus líderes para perguntar sobre as prioridades e desafios?
- Você é curioso o suficiente para fazer as perguntas certas?
Planejamento de estratégia e execução não é um jogo solo. Colaboração é uma palavra-chave, e uma boa comunicação melhorará a colaboração. Quando conhecemos o “Por quê” e “O quê”, torna-se fácil alinhar objetivos e definir o “Como”. As Assistentes Executivas que entendem a estratégia de sua empresa podem priorizar de forma mais eficaz e fazer contribuições mais excepcionais para o sucesso de sua empresa; e seus líderes as consideram pensadoras da “big picture”.
E a Sustentabilidade?
A Sustentabilidade é uma das questões críticas que a sociedade atual enfrenta. Isso é confirmado pela crescente atenção em questões de sustentabilidade por parte dos governos, da mídia, dos acadêmicos e da indústria. Portanto, muitas empresas adicionam a Sustentabilidade ao seu plano estratégico. Eles querem integrar a Sustentabilidade em toda a cadeia de valor da organização para garantir a criação de valor a longo prazo.
Se você quer desempenhar um papel significativo na jornada de Sustentabilidade de sua organização, você precisa aumentar sua compreensão do impacto das pressões econômicas, sociais e ambientais globais atuais. Você deve saber como você pode agregar valor. Trata-se de abraçar o aprendizado contínuo, nutrindo seu conjunto de competências. Consequentemente, alinhando os objetivos da sua empresa com seus objetivos de desenvolvimento.
Aqui estão algumas ideias para ajudar sua empresa a alcançar objetivos estratégicos sustentáveis:
- Junte-se à equipe de Sustentabilidade da organização e encontre um papel que lhe permita trazer seus talentos e conhecimentos para a mesa.
- Seja voluntária para fazer pesquisas e coletar as informações que serão valiosas para as equipes que trabalham com Sustentabilidade.
- Participe de todos os eventos da empresa sobre o tema. Realmente quero dizer “todos os eventos”. Você tem que ser ambicioso se quiser fazer a diferença.
- Inscreva-se em cursos online. Existem muitos programas online gratuitos de universidades e instituições de ponta em todo o mundo.
- Considere fazer um mestrado se você realmente tem grandes ambições em estender sua contribuição para o mais alto nível dentro de energia renovável, proteção ambiental e desenvolvimento sustentável. Por que não se tornar o especialista em sustentabilidade em sua organização?
- Seja um catalisador de aprendizagem criando um grupo de estudo para compartilhar e aprender. Isso vai mantê-la animada e comprometida com seus objetivos de aprendizagem.
- Torne-se um ávido leitor de livros e Tome notas. Conheça em profundidade os principais tópicos de sustentabilidade que você considera relevantes para sua empresa.
- Conheça quem são os especialistas de sua rede de contatos atual. Confira quem são as EAs que você conhece que já estão trabalhando com projetos de sustentabilidade.
- Ajude sua associação profissional a colocar a Sustentabilidade na agenda de OIMA (International Management Assistants) concentra suas atividades de capacitação em 2020 e 2021 em Sustentabilidade e está realizando eventos sobre o tema.
Algumas das melhores perguntas que tive nas minhas avaliações de desempenho são: O que você quer aprender? Quais são suas ambições de aprendizado? O que você precisa para alcançar o próximo nível de sua carreira conosco?
Se você trabalhou proativamente com algumas das sugestões acima, você estará mais que preparado para dar ao seu gestor a resposta certa de acordo com a estratégia da empresa, objetivos profissionais e o valor que você deseja continuar adicionando à organização. Sua resposta seria: “Quero aprender mais sobre Sustentabilidade para poder…” ou «Quero obter uma certificação em … e liderar nosso Comitê de CSR.
- Fortalecendo Advocacia e Parcerias
Como as parcerias são uma via de mão dupla, você tem que garantir que seus objetivos de aprendizagem estejam alinhados com os objetivos da sua organização, incluindo os objetivos do seu gestor. Vocês têm que apoiar uns aos outros na realização de seus objetivos. E perceba que manter-se no topo do crescimento da sua carreira é sua responsabilidade. Alinhar seus objetivos – Executivo & Assistente Executiva – é crucial para o sucesso na carreira e para liderar ao lado de um Executivo. Algumas das vantagens no alinhamento dos objetivos são:
- Ser capaz de sugerir ações estratégicas
- Ajude a priorizar e executar projetos
- Amplie seu papel para o próximo nível
- Mantenha-se empregável e agregando valor ao negócio
- Coloque-se como um jogador importante
- Reforce sua presença de liderança
- Construa parcerias comerciais
- Aprimore-se
- Fortaleça sua comunicação com a alta gestão
Hoje é a hora de tomar iniciativa! Reserve uma reunião com seu gestor hoje — “Alinhando nossos objetivos”.
- Tomando posse
A progressão de carreira é um fator crucial para garantir que os colaboradores permaneçam produtivos e engajados dentro do ambiente de trabalho. Pesquisa salarial feita pela empresa Hays revela que “juntamente com os pacotes de salários e benefícios, 27% dos profissionais dizem que a principal razão para querer deixar sua função é a falta de oportunidades futuras”.
- Você está disposto a ir além da especificação do trabalho e resolver problemas proativamente e identificar novas soluções?
- Você tem experiência e conhecimento específicos do setor?
- Você tem alguma experiência de função específica, como RH, Finanças, Comunicações, Marketing ou Mídias Sociais?
Quando você tomar posse e praticar suas habilidades de liderança todos os dias, você será capaz de se tornar um facilitador estratégico. Uma carreira dinâmica deve refletir o ritmo de mudança que estamos experimentando. O ritmo da mudança está acelerando, e isso não vai parar. “Talento” não significa mais o mesmo de dez anos atrás; muitos dos papéis, habilidades e títulos de trabalho do futuro, são desconhecidos para nós hoje.
Então, comece a tomar posse agora! Seja dono do debate sobre automação e saiba o que significa para o negócio e para a indústria a que você pertence! A Automação e Inteligência Artificial (IA) afetarão todos os níveis da empresa e todo seu pessoal. Então, isso significa que vai afetá-la, a maneira como você trabalha, as ferramentas que você usa, as tarefas atribuídas, a maneira como você se comunica com seus colegas, a maneira como você se adapta à mudança, a agilidade, a adaptabilidade e a requalificação.
Em 2015, quando comecei a trabalhar como Assistente Executiva do CEO e fundador de uma empresa de TI, uma das primeiras tarefas que adicionei à minha lista foi ler a estratégia da empresa. Li com interesse, tomei notas, formulei perguntas, verifiquei o significado de terminologias técnicas e definições, e criei um modelo de plano de ação que ajudaria o CEO a acompanhar as ações estratégicas entre os departamentos. Apliquei meus conhecimentos de um trabalho anterior quando participei ativamente do planejamento estratégico organizacional como membro da equipe de gestão. Ao fazer isso, mostrei ao meu executivo até que nível eu poderia contribuir para o sucesso da organização.
- Compromisso com a Aprendizagem
Uma das formas de ter seus objetivos alinhados com os objetivos do seu gestor é criando uma estratégia de aprendizagem que lhe permitirá obter as habilidades necessárias para permitir uma sinergia de Assistente Executiva e Executivo.
Como você pode praticar seu compromisso com o aprendizado?
Aumente a curiosidade! Isto manterá seu interesse em reflexão profunda e investigação contínua e aprendizado. A aprendizagem acontece em todas as fases da vida e acontece não apenas em ambientes educacionais ou profissionais. A aprendizagem também acontece em casas, grupos de estudo, cursos online, conferências, workshops, bibliotecas, centros comunitários e outros ambientes.
Curiosidade, reflexão, tolerância à falha e vulnerabilidade, feedback e pensamento de sistemas são importantes para a cultura da aprendizagem. Responda à autoavaliação de Curiosidade:
- Você está refletindo sobre as ideias que energizam e fazem você se questionar?
- Sobre o que você está curioso?
- Sobre o que você quer ou precisa saber mais?
- Sobre o que seu executivo ou gerente gostaria que você soubesse mais?
- O que você precisa ter curiosidade de saber para crescer profissionalmente?
Tornar o aprendizado um hábito ao longo da vida é fundamental para todas as estratégias de desenvolvimento profissional. Todos os funcionários devem estar comprometidos com o aprendizado. Deve se tornar um hábito e fazer parte do desenvolvimento de sua carreira. Devemos também implementar o aprendizado imediatamente e executar as tarefas que aprendemos o mais rápido possível
Concentre-se em habilidades emergentes ao fazer uma autoavaliação para identificar as áreas de melhoria de curto e longo prazo. Você está se refinando para sua posição atual e para o futuro. Pergunte a si mesmo o quão bem sucedido você quer ser. Liste suas metas de melhoria e faça um plano para alcançar os objetivos através do aprendizado e desenvolvimento. Alinhe seu plano de treinamento com os objetivos do seu departamento e seu gestor.
Conclusão
Metas fornecem direção. Objetivos deliberados são uma ferramenta poderosa que é essencial para o sucesso de uma organização e o sucesso da carreira de um indivíduo. Como parte de sua jornada de carreira, certifique-se de alinhar metas individuais com os objetivos da empresa. Ele garante que seu trabalho – grande ou pequeno – esteja afetando o negócio.
Este artigo é adaptado do livro O Guia Da Secretária Executiva para a Construção de uma Estratégia de Carreira Bem Sucedida.
Por
Julia Schmidt é profissional de Secretariado Executivo premiada, com mais de 20 anos de experiência a trabalhar em diferentes setores de atividade. É conhecida por ser uma defensora apaixonada do desenvolvimento das pessoas e por ajudar os outros a ter sucesso e a assumir as suas capacidades de liderança. Júlia é uma ativa mentora e promotora de redes. É diplomada pela Universidade da Noruega, com um Mestrado em Língua e Literatura Portuguesa e estudou também Administração de Empresas. Segue a Júlia no LinkedIn. Júlia é autora de The Executive Secretary Guide to Building a Successful Career Strategy, disponível agora na Amazon.
Júlia também faz parte da nossa equipe de palestrantes. Se estiver interessado(a) em que ela dê formação aos seus profissionais de Secretariado ou no seu evento, virtualmente ou pessoalmente, por favor visite executivesupportmagazine.com/speaker-bureau.
Evon Wood, CCMF, CAP é uma profissional dedicada ao serviço. Tem vários anos de experiência no contexto da administração de alto nível, prestando apoio a executivos, equipas de liderança e órgãos de gestão organizacional. Os pontos fortes da Evon são coordenação, produtividade, comunicação, gerenciamento de projetos, promoção do engajamento dos funcionários e da cultura organizacional.
Como aprendiz ao longo da vida, Evon tem sido consistente na obtenção e manutenção de formações credenciadas, bem como na participação na liderança activa e na gestão de várias organizações profissionais. Uma das suas maiores alegrias é ser uma defensora do crescimento e desenvolvimento contínuo dos Profissionais de Secretariado e Assessoria em todo o mundo.
