Rotina de alto impacto: um diário de bordo

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São 07:30 da manhã e já estou no escritório, isso porque às terças-feiras a Filial recebe o Presidente e um grupo de Diretores para a reunião semanal de Diretoria. Verifico mais uma vez a agenda e a programação intensa, na qual contempla reuniões internas e externas, com clientes estratégicos e fornecedores. Imprimo uma via e sincronizo com o meu celular todas as informações.

A esta altura os garçons também já estão a postos, com todos os preparativos para o dia. Café da manhã devidamente na sala, contemplando todas as restrições e preferências alimentares do Grupo, o que inclui frutas cortadas em lâminas finas, café expresso e chás importados, previamente providenciados em lojas específicas.

Ligo mais uma vez para o motorista e confirmo se já se encontra no aeroporto, no Angar em que a comitiva chegará. Confirmo com a área de Segurança se a equipe já realizou o trajeto previsto e está preparada para acompanhar a chegada do Presidente. Enquanto isso, envio uma menagem para o Gerente da área administrativa solicitando que faça a vistoria do hotel, que embora seja 5 estrelas, por solicitação do Executivo, exige verificação das normas de qualidade. Também envio mensagem para executivos que assessoro, mantendo-os informados de cada passo.

08:30 recebo mensagem do motorista informando que está a caminho do escritório. Mesas e salas devidamente conferidas, conexão com as demais filiais testada pela área de TI, pauta das reuniões organizadas e preparada em pastas em L transparente, lápis, caneta, papel, blocos de anotações, notebooks de backup….tudo pronto. A esta altura os Executivos da filial vão chegando e verificando alguns e-mails e assuntos que serão tratados.

Faço uma última visita às salas de reuniões para verificação de todos os detalhes, que foram previamente solicitados às áreas responsáveis – ar condicionado, organização das salas, TVs, energia elétrica, trituradores, frigobar….

08:50 chegam todos e já seguem as pressas para a sala de conferência reservada, onde já se encontram os executivos que participarão da reunião. Todos os Estados também estão devidamente conectados e aguardando o início da reunião. Ligo para o Garçom – “eles chegaram”. Ligo para a TI “fique atento, vai começar”. Uma sincronicidade absurda com esta equipe. Simplesmente amo!

Enquanto a reunião segue ligo para o restaurante que fornecerá o almoço do dia. Isso porque para que as reuniões sejam produtivas e o tempo trabalhe a favor a reunião é seguida de almoço. Tudo pronto, cardápio previamente elegido e pronto para chegar às 11:00. Em paralelo a sala de almoço, já preparada, e abastecida com rechaud e utensílios. Essa parte é sempre desafiadora, pois precisa agradar a gregos e troianos, porém de forma “espartana” como orientação de um dos diretores.

Em meio a cada ligação e dezenas de pessoas “querendo um horário” e em busca de informações sobre os diretores, recebo mensagem de um dos Executivos que assessoro: “Consegue uma reunião com fulano de tal. Resolve”. Para bom entendedor significa: Volte com resultados.

A grande vantagem em nutrir bons relacionamentos, pautados pela genuinidade, respeito e reciprocidade é a cumplicidade de seus pares. Ligo para a Secretária e explico a situação, quase num tom de “me ajuda. Preciso dessa confirmação”. A secretária, num tom de total cumplicidade diz: “A agenda está completa, mas vou tentar um encaixe. Não sei se consigo”.

Enquanto isso, as mensagens não param de chegar, o telefone não para de tocar e a caixa de e-mail se multiplica de mensagens.

“E ai, novidades”, pergunta o Executivo via Whatsapp. Minha resposta segue o padrão que ele gosta – Objetividade. Então escrevo “quase” – Se tem uma coisa que executivos não toleram é mimimi. Por isso é importante uma comunicação assertiva e pautada pela empatia e sem delongas ou desculpas. Tem hora que um sim ou um não vale mais que mil palavras.

A Secretária liga e confirma o “encaixe”. YES!!! É ótimo quando isso acontece.

Envio mensagem para o executivo: “Reunião confirmada para as 15:00. Vocês terão apenas 30 minutos”. Recebo um breve: OK. Obg. (exatamente nesse formato).

Almoço pronto. Envio mensagem para um dos executivos. “O Almoço está pronto”. Poucos minutos depois todos seguem para sala, onde não mais que 40 minutos retornam para a sala.

Enquanto isso, ligo para a segurança para informar a nova rota, assim como para o motorista que depende dessa informação para localizar no mapa o melhor trajeto. Atualizo as agendas e aviso todos os envolvidos, o que incluem as Secretárias e Secretários dos respectivos Executivos.

14:45 saem para a reunião, já com o material enviado pela área operacional, afinal, era uma reunião que não estava no radar.

Aproveito esse tempo para literalmente correr na copa e fazer um lanche. Os garçons, sempre muito gentis, separam meu prato. Adoro trabalhar com eles! São zelosos e atenciosos.

Como em pé mesmo, para ganhar tempo, enquanto vou pensando nas atividades que preciso resolver a tarde – passagens, reuniões da semana, compromissos, pagamentos, eventos e etc – afinal aquela é uma terça-feira como outra qualquer, tenho minhas atividades de rotina e tão logo chegue o final do dia preciso apresentar alguns resultados aos Executivos que assessoro.

Aproveito para passar na sala de reuniões e verificar se falta algo. Sempre tem aquele que esquece sua caneta Montblanc, o carregador e as vezes até a carteira. Guardo tudo comigo, porque muito em breve, quando chegarem dirão: “Simara, acho que esqueci minha caneta na sala”.

Quase 16:00 e estão de volta. Agora em reuniões específicas com outras áreas. Ligo para todos e peço para subirem com brevidade. A esta altura várias reuniões simultâneas estão acontecendo nas salas distribuídas pelo andar. “Onde está fulano” pergunta um dos Diretores. “sala 07 respondo”. Logo chega outro diretor “cadê sicrano” e respondo “sala 5”, nessas horas entra em cena a habilidade de atenção plena, observando cada movimento. Não dá para vacilar e soltar um “não sei”.

19:00 e alguns diretores começam a retornar para a Matriz, enquanto alguns dormirão na cidade para dar continuidade aos compromissos do dia seguinte. Essa atividade exige uma comunicação eficaz com nosso backoffice e cabe a mim, profissional de Secretariado, mantê-los informados de cada passo e ação, do contrário, não alcançarão exito em suas atividades.

20:30 e grande parte dos Executivos começam a seguir para seus compromissos externos, alguns aproveitam a vinda para encontrar com a equipe, outros preferem seguir para o hotel e continuar trabalhando.

Por volta de 21:00 consigo sentar na mesa com um dos Executivos que assessoro, ainda preservando um singelo sorrido no rosto, afinal, bom humor é fundamental. A esta altura, aparentemente cansados, realizamos o check list de algumas atividades importantes, recados que ficaram pendentes e demandas e decisões para os dias seguintes. Finalmente ele diz: “Vou embora. Estou exausto. Parabéns pelo excelente trabalho” e me dá boa noite. Dou aquele sorrido de “Monalisa”, mas por dentro vibro pelo ótimo trabalho realizado por mim e por toda a equipe envolvida. Tenho certeza que nossa dedicação e excelência fez a diferença.

Permaneço mais um tempo no escritório, anotando todas as demandas e atividades a serem providenciadas no dia seguinte. Já passa das 22:00, verifico se as janelas estão fechadas, apago a luz do escritório e desço para a garagem, deserta e absurdamente silenciosa. Passo pela guarita, cumprimento o vigia e lhe dou boa noite.

A esta altura, já no carro, jogo o scarpin longe e arranco o lenço que ainda hoje adoro ter como 3a peça. Conecto meu telefone ao Bluetooth, faço algumas ligações pessoais e sigo para casa, após 15 horas de trabalho, cansada, mas extremamente feliz e eufórica pelo trabalho que realizo. Amanhã tem mais, penso comigo, estampando o sorriso de quem reconhece o seu valor.

Eis o retrato de parte de uma rotina que se repetiu por muitos anos, enquanto atuei como Secretária Executiva. Sinto-me profundamente agradecida por cada momento e experiência e tenho certeza que foram essas oportunidades que contribuíram para o meu sucesso pessoal e profissional. Reconheço em cada dia a cumplicidade, a lealdade e a dedicação exigida para a realização das minhas atividades. Não é tarefa fácil.

Secretariar é sem dúvida uma arte que exige jogo de cintura, simpatia, disposição e muito, muito amor no coração. Profissão admirável!

Este profissional há de ser otimista e sempre pronto para novos desafios, com um dom divino para administrar oscilações de humor, imprevistos e conciliar seu trabalho e vida pessoal.

O Sucesso? Será consequência de toda dedicação e vocação que o cargo exige, por isso vale lembrar que a profissão de Secretariado Executivo só deverá atrair profissionais decididos e comprometidos com o seu trabalho.

 

Por Simara Rodrigues

Governance Officer na Postal Saúde | Gerente | Secretaria de Governança

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/simara-rodrigues/

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