Inteligência Artificial – A fragilidade em Movimento

As pessoas estão em polvorosa para saber como usar a inteligência artificial (IA), independentemente da função que se exerça na organização.

O uso da IA já está disseminado nos algoritmos de indicação, sugestão e recomendação de produtos e serviços no comércio eletrônico, serviços de streaming e nos buscadores da internet. Entretanto, para o uso pessoal ainda estamos tateando para dar sentido ao seu uso, sem que isso represente uma diminuição de nós mesmos ao não diferenciar uma ferramenta externa do nosso ambiente interno:

(1) Posso ser um Secretário Líder Inovador usando a IA?

(2) Faz parte da transformação digital da função secretarial o uso da IA?

(3) Qual o impacto social do uso da IA no ambiente organizacional a partir do Secretário(a) Executivo(a)?

Entende-se que cada um pode ser um secretário líder e inovador a partir da transformação digital com consequentes impactos sociais. Entretanto, o uso da IA não é uma garantia de que alguém seja inovador, porque a IA é uma ferramenta que permite criar um agente para você, mas ela não é você. Por isso, para desenvolver a competência de ser um secretário líder inovador é necessário estar aberto para a troca de ideias num ambiente flexível em que experimentar é uma opção em meio ao caos.

A transformação digital é a capacidade de abraçar novas tecnologias, incluindo a IA no ambiente secretarial, para melhorar desempenho e reformular processos. Por fim, o impacto social do secretário(a) executivo(a) se dá pelo uso que ele(a) dá, ou não, à tecnologia e com a inovação que se produz, norteando-se pela consciência social da não exclusão, da equidade e do bem-estar resultantes das ações individuais e organizacionais.

Desse modo, a IA é uma ferramenta que vai produzir impactos sociais no nosso ambiente organizacional com reflexos na sociedade. Por isso, antes da IA, pergunte-se:

Qual o impacto social da minha atuação como secretário(a) líder na minha função?

Aqui trazemos um olhar para as características pessoais da fragilidade, da força e da anti-fragilidade (Taleb) como conceitos que nos ajudam a tomar consciência de nosso papel para melhorar no caos. O caos parece instalado com a chegada da IA, entretanto, entenda-se que o caos não é a ausência de ordem, mas a existência de variadas ordens e o ambiente secretarial é um exemplo disso.

Nesse cenário é essencial estar consciente da própria fragilidade para não quebrar, como um copo de cristal; ter o discernimento da força para não ser resistente ao novo, impedindo-nos de evoluir como uma rocha; e desenvolver a anti-fragilidade para resistir ao estresse do caos, tornando-nos mais forte pela prática e exercício, adaptando-nos como um músculo ou o cérebro ao ser estimulado na sua fragilidade que se converte em desenvolvimento. Eis o anti-frágil que a partir do reconhecimento de sua fragilidade se fortalece com o movimento.

Nassim Nicholas Taleb reforça, no livro “Anti-Frágil, coisas que se beneficiam com o caos”, a importância de que reconheçamos a nossa fragilidade para podermos nos desenvolver a partir dela: não gosto de incertezas ou de variações?

Conhecer as próprias fragilidades nos ajuda a adotar medidas para que nos adaptemos àquilo que precisamos mudar. No outro lado, a força marcada pela robustez que não quebra, porém não evolui e não muda com os impactos, representa a estagnação pessoal.

Pergunte-se: estou evoluindo ou apenas sobrevivendo?

Responder a essa questão nos dará a dimensão das mudanças que posso fazer usando as ferramentas disponíveis, como a IA. Por fim, chegamos à anti-fragilidade como aquele que sabe resistir no momento certo e ser flexível quando necessário, beneficiando-se do caos ficando mais forte.

Enquanto a resiliência se refere a capacidade de voltar ao estado original após sofrer um impacto, o anti-frágil volta melhor após o impacto. Enfim, ao tomarmos a consciência de que a mudança e a incerteza são as constantes que darão o ritmo no nosso ambiente, desenvolver a anti-fragilidade é uma característica determinante no nosso futuro como profissionais de secretariado.

Desse modo, cabe a nós estarmos preparados para sairmos melhor frente aos impactos dos eventos não previsíveis que vão nos alcançar, querendo nós ou não.

Participar do FISEC 2025 (http://www.fisec2025.com) é uma maneira de se apropriar de competências que são essenciais para uma liderança inovadora, para a transformação digital com a consciência dos impactos sociais a partir das ações individuais. Encontre a sua anti-fragilidade!

Por fim, a IA permite que você seja um líder inovador, assim como a transformação digital é uma escolha que vai gerar impacto social no seu ambiente.

Antes, porém, desenvolva a sua anti-fragilidade e pergunte-se: estou evoluindo com tudo isso?

Moacir Rauber

Escritor | Atleta | Palestrante | secretário Executivo

LinkedIn: http://linkedin.com/in/moacir-rauber-ba400830

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Sendo uma profissional que trabalha com pessoas, desde o meu início de jornada como professora, diretora de escola e agora como responsável por uma área de Gestão e Gente no Terceiro Setor, entendo que pessoas são únicas e possuem desafios e potências singulares que podem e devem ser aproveitados no coletivo que é o mundo do trabalho.

No paradigma atual que estamos vivendo, mundo BANI (um acrônico que em português significa frágil, ansioso, não-linear e incompreensível), há suas consequências nas relações de trabalho e como as pessoas enxergam suas fragilidades, angústias, controle, previsibilidade, entre outros.

O que é um bom profissional nesse mundo do trabalho?

Poderia aqui dizer várias tendências que discorrem sobre as habilidades do profissional do futuro como: pensamento analítico, inovação, resolução de problemas complexos, flexibilidade, resiliência, colaboração e trabalho em equipe, entre outros, não que elas não sejam importantes, porém de nada adianta um profissional tecnicamente preparado se não existir autoconhecimento.

Autoconhecimento segundo a definição do dicionário Aurélio é o conhecimento de si mesmo. Trata-se de uma investigação individual que busca identificar as características mais definidas, os padrões de comportamento, as emoções e os sentimentos vivenciados por individualmente por cada pessoa.

O autoconhecimento é benéfico e tão importante porque ele nos auxilia nas nossas escolhas e definição de objetivos de vida tanto pessoais e quanto profissionais, que não se esqueçam andam juntas. Focando nos aspectos profissionais, é relevante desde a escolha da profissão, na sua manutenção ou até na mudança, caso se entenda que seja necessário.

No caso do secretariado executivo, a profissão mudou muito nas últimas décadas, então repensar se isso é realmente o que se busca é importante. Se for, recicle-se, aprenda, nunca paramos de aprender seja com cursos, palestras, seminários que demonstrem perspectivas distintas; converse com pessoas diversas, conheça novas culturas não existe uma única forma de atuação, já que empresas e líderes são diferentes.

Entenda seus pontos fortes e pontos que realmente precisa desenvolver. Lembre-se que não dá pra ser um super-homem ou uma supermulher, não se pode ser bom em tudo! Uma indicação de um bom livro é “A coragem de ser você mesmo da Brené Brown.”

Se você está em busca de realocação, pesquise sobre as empresas e atuações, atualize seu LinkedIn, faça networking. pense e reflita, não deixe de lado seu propósito e suas emoções, isso auxiliará em tomada de decisões mais conscientes.

Pense de forma ampla e aberta, existem outras formas de apoio ao trabalho como consultoria, ensino e aprendizagem com profissionais menos experientes, seja criativo!

Por fim, em nossas vidas passamos muitas horas do nosso dia trabalhando… Reflita se você: trabalha para viver ou vive para trabalhar? Não queira ter a melhor resposta para isso, apenas seja muito honesto com você mesmo!

Juliana Lombardo

Gente, Gestão & Diversidade do Instituto Unibanco

LinkedIn: http://linkedin.com/in/juliana-silva-lombardo-89867721

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Ter um perfil completo e estratégico na maior rede social profissional do mundo é muito importância para sua carreira. Aumenta sua visibilidade, credibilidade e principalmente a chance do seu perfil ser encontrado pelos recrutadores através da plataforma. Já imaginou receber uma mensagem convidando você a participar de uma entrevista de emprego? Esse é o meu objetivo com esse artigo, tornar seu perfil atraente e estratégico para o seu objetivo de carreira.

O Linkedin divulga mais de 140 mil vagas por ano só no Brasil, e é estimado que tenhamno mínimo mais 140 mil vagas “ocultas” na plataforma, ou seja, que os recrutadores fazem a busca de profissionais para preencher essas posições em aberto sem divulga-las dentro da rede.

Quando a pessoa recrutadora busca um perfil no LinkedIN, aparece uma lista com milhares de pessoas o primeiro passo é você ter um perfil completo, preenchendo todos os campos que o Linkedin possui, abaixo vou listar os mais importantes:

Agora que você já completou os campos do LinkedIn, quero te dar 5 dicas para deixar seu perfil pronto para utilizar essa poderosa ferramenta de marketing pessoal e atrair a oportunidade de emprego que você deseja para sua trajetória profissional.

1. Foto de perfil

Perfis sem foto são desclassificados em 99% das pesquisas enquanto perfis que possuem foto de perfil tem 21x mais chances de serem vistos e recebem nove vezes mais solicitações de conexões na plataforma.

Reaproveitar foto de festa, utilizar selfies, fotos com adornos como óculos escuros, bonés, chapéus, cachecol, ou junto com outras pessoas não representam a imagem profissional que a rede pede que você transmita.

Por isso as dicas para uma boa foto de perfil no Linkedin são: faça uma foto exclusiva para rede, com fundo neutro, olhar direto para a câmera, com uma roupa adequada a transmitir a imagem do profissional que você é e é claro, com sorriso no rosto.

Na dúvida, o site https://www.snappr.com/photo-analyzer/  faz uma análise da sua foto de perfil e mostra a sua pontuação.

2. Foto de capa

É importante que você utilize uma foto de capa que represente você como profissional, sua identidade e autenticidade. Você pode incluir uma imagem do que represente a sua área de atuação, seu portfólio, criar uma capa personalizada como se fosse seu cartão de visitas ou ainda utilizar uma capa da empresa em que você trabalha.

O tamanho da imagem deve ser 1584px por 396px, precisa ser menor que 8MB e estar no formato png. Para inserir a foto de capa basta clicar na câmera que fica no canto superior direito do seu perfil.

3. Idioma do perfil

A maior parte dos usuários do LinkedIn possuem o perfil em apenas um idioma, e se você quer aumentar suas chances de ser encontrado por palavras-chave e ainda mostrar conhecimento em outro idioma a dica de ouro é inclua um idioma secundário no seu perfil.

Dessa forma você consegue ter dois preenchimentos para cada um dos campos do LinkedIn e utilizar palavras-chave em mais de um idioma.

Para inserir um perfil em outro idioma, você vai logar no seu LinkedIn, depois clicar em EU, ver perfil e no canto superior direito vai clicar em “idioma do perfil”(1), adicionar idioma (2), selecionar o idioma (3), preencher nome e sobrenome (4), título(5) e clicar em criar perfil(6).

Pronto, agora você tem um mesmo perfil em dois idiomas no LinkedIn. Sempre que atualizar em português uma seção do seu perfil, não esqueça de também adicionar a mesma descrição no segundo idioma.

4. URL personalizada

Você já pensou receber um currículo que o endereço do perfil é tamires9b564327 ? Não transmite profissionalismo, nem zelo pela sua imagem profissional. E até para você falar a sua URL em uma mesa de networking vai ser mais difícil de decorar que um número telefônico, afinal tem letras e números.

Por isso minha recomendação é que você personalize seu endereço do LinkedIn de forma profissional, mantendo seu nome e sobrenome. Esse endereço vai ser utilizado para você inserir no seu currículo e também para enviar sua rede de networking se conectar com você.

É importante que você altere a sua URL personalizada para que o seu endereço do perfil do LinkedIn se torne mais profissional.

Para editar a URL, clique no mesmo canto superior direito do seu perfil que você adicionou um segundo idioma. Você vai ver a opção Public profile & URL. Altere sua URL personalizada e insira o nome+sobrenome ou nome+abreviação do sobrenome que você deseja e depois clique em salvar.

Cuidado com os apelidos e abreviações, lembre-se que essa é uma rede profissional e você precisa transmitir credibilidade.

5. Título ou Headline

Headline é uma palavra em inglês utilizada para se referir ao título da mensagem, o que chama atenção do leitor e mostra o que ele vai encontrar ao ler a matéria por completo e é exatamente essa lógica que vamos usar ao criar o título do seu LinkedIn.

Você vai pesquisar palavras-chave da sua área de atuação e vamos utilizar algumas delas aqui para chamar a atenção da pessoa recrutadora para que tenha interesse em ler seu perfil por completo.

Para isso, utilize de 3 até 5 palavras-chave que estejam de acordo com a sua área de atuação ou objetivo profissional.

Não utilize “em busca de recolocação” ou “buscando oportunidade”, para a pessoa recrutadora não importa se você está buscando uma oportunidade ou não e sim se você tem as habilidades e competências para ocupar aquela posição. Por isso utilize seu título de forma estratégica.

Para alterar o título acesse o seu perfil e clique no lápis que fica abaixo da sua foto de capa.

Agora que você completou o seu perfil e usou as 5 dicas para deixar seu perfil no LinkedIn mais estratégico, é importante lembrar se sempre se atualizar para manter sua relevância e competitividade. Com um perfil completo e estratégico você está muito mais preparado para se destacar na plataforma e atrair as oportunidades que você deseja.

Lembre-se de que o LinkedIn é uma extensão do seu marketing pessoal e deve mostrar quem você é como profissional. Continue se conectando com pessoas da sua área de atuação, profissionais de Rh e compartilhando conteúdo de valor, assim seu perfil será uma ferramenta poderosa para sua trajetória profissional.

Tamires Klimko

RH | HRBP | Desenvolvimento | Cultura | Recrutamento

LinkedIn: http://linkedin.com/in/tamiresklimko

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Segundo uma pesquisa realizada pela consultoria americana TheLadders com o objetivo de entender o comportamento dos recrutadores na leitura e triagem de currículos, constatou que, em média, os recrutadores levam apenas 6 segundos para realizar uma primeira análise do currículo.

Mas será que isso também se aplica a realidade brasileira? A empresa de recrutamento online Catho, conduziu uma pesquisa, onde 30% dos recrutadores entrevistados afirmam levar entre 6 e 10 segundos para decidir se continuarão ou não com a leitura mais aprofundada do currículo.

Junto a essa pesquisa, levo em consideração, minha experiência como recrutadora, na qual era responsável por dezenas de vagas mensalmente. Em algumas situações, em uma única vaga já cheguei a receber mais de 10.000 currículos. Considerando a realidade dos recrutadores que possuem um prazo para finalizar a vaga com qualidade e cumprindo o SLA definido pela empresa, a leitura por 3 minutos de cada um dos 10.000 currículos levaria cerca de 500 horas. O que se torna impossível ler todos os currículos recebidos e ainda cumprir com os prazos definidos pela empresa.

Diante dessa realidade, a tecnologia está aí para nos ajudar e são utilizadas ferramentas de inteligência artificial que funcionam como robôs e buscam na base de currículos palavras-chave diminuindo assim a quantidade de currículos fora do perfil para analisar. Ainda assim é feita uma leitura inicial de 6 segundos para determinar se vale ou não levar o currículo para uma análise mais aprofundada.

Ter um currículo atraente, capaz de chamar a atenção dos recrutadores nesses primeiros segundos, requer compreender a mecânica dos robôs e o modo de pensar dos recrutadores.

É exatamente isso que abordarei neste artigo, oferecendo dicas práticas para destacar seu currículo no processo seletivo.

Qual modelo de currículo ideal?

Estamos vivenciando uma transformação digital no mundo, redefinindo inclusive o mercado de trabalho e a maneira como as pessoas buscam empregos. Anteriormente, era comum entregar um currículo em papel ou enviá-lo por

e-mail, mas atualmente essa prática está se tornando cada vez mais escassa.

Você já imaginou um recrutador com centenas de currículos em papel, lendo um por um? Lembra quando compartilhei com você sobre uma única vaga em que recebi mais de 10.000 currículos? Agora, imagina se eu tivesse que imprimir e analisar currículo por currículo. Quantas horas seriam necessárias? Seria possível cumprir o prazo estipulado pela empresa para o fechamento dessa vaga?

Afinal, quanto mais tempo a vaga passar em aberto maior é o prejuízo para o negócio, sendo assim é do interesse do recrutador preenchê-la com a candidata mais adequada no menor tempo possível.

Além disso, no mundo digital em que vivemos, com inteligência artificial, Alexas, Googles e ChatGPT, já existem plataformas de recrutamento que auxiliam na triagem dos currículos, sistemas chamados ATS (Applicant Tracking Systems) ou, em português, Sistemas de Gerenciamento de Candidatos. Essas plataformas realizam a triagem nas vagas, buscando pontos em comum entre a vaga e os currículos das pessoas candidatas, utilizando inteligência artificial para encontrar a maior probabilidade de combinação entre o currículo e a vaga.

Construindo um currículo passo a passo

Você já imaginou receber um cartão de visitas sem informações de contato telefônico ou e-mail? Já pensou em receber um cartão de visitas que, devido à quantidade de informações, ocupa o tamanho de uma folha A4? (Uma folha de papel A4 comporta 10 cartões de visita no tamanho tradicional)

Quero que você utilize essa analogia com o seu currículo. Na minha trajetória como recrutadora, já recebi currículos com informações em excesso e também já recebi currículos sem dados de contato telefônico, e o segredo é sempre equilíbrio. E esse artigo vai te ajudar na construção do seu currículo do zero, passo a passo. Quero te ajudar a entender como os recrutadores pensam e orientá-lo na criação de um currículo atraente, aumentando suas chances de ser chamada para entrevistas de emprego.

• Dados pessoais:

A primeira parte do currículo, são os seus dados pessoais, é importante lembrar que temos pouco tempo para atrair a atenção dos recrutadores e por isso, minha recomendação é não usar muitas linhas com essas informações. Utilize apenas Nome + Um Sobrenome, é uma regra? Não, mas se você assim como eu tem um nome completo com mais de 3 sobrenomes isso vai ocupar segundos da leitura do recrutador que não queremos desperdiçar. Por isso sugiro Nome + 1 sobrenome.

Logo abaixo do nome, coloque seus dados pessoais:

Telefone | E-mail | Cidade / Estado | Perfil do Linkedin

Se você trabalhar em uma área que peça disponibilidade para viagens ou mudanças, esse também é o momento ideal para escrever.

Exemplo:

• Resumo

O trailer de um filme é um resumo do filme ou é uma propaganda mostrando o que tem de melhor e despertando a vontade de assistir o filme por completo? Na minha opinião, o trailer é aquele que desperta o desejo em assistir ao filme completo e é isso que vamos fazer no resumo do seu currículo.

Nele, você vai inserir informações essenciais sobre quem você é, sua área de atuação, nível de senioridade, resultados alcançados e tudo aquilo que te diferencie como profissional. Além disso, é importante acrescentar as palavras-chave da sua área de atuação.

Aqui é o momento de se vender, inserindo o resultado mais relevante da sua carreira.

Exemplo:

• Experiência Profissional

Nesse tópico você vai falar sobre a sua experiência profissional, e tenho algumas dicas para te ajudar:

• Organização cronológica: Sempre inicie da sua atuação mais recente no topo, seguidas das mais antigas. Pode parecer óbvio, mas já recebi inúmeros currículos de profissionais seniores que colocam em primeiro lugar o estágio.
• Palavras-chave: As palavras-chave são de extrema importância na descrição do cargo, por isso, você precisa observar se ao descrever a experiência de cada cargo utiliza as palavras exatas buscadas pelas empresas.

• Estruture seus resultados:

Seu currículo descreve uma vaga ou você como profissional? Para não ser genérico e inserir apenas a descrição de cargo, você precisa vender você como profissional e para isso sugiro utilizar a metodologia STAR, sigla em inglês onde cada letra corresponde a um passo específico dentro uma situação/problema:

Situação → O problema que você precisou enfrentar;

Tarefa → Qual foi o seu papel diante do problema;

Ação → Quais atitudes você propôs para lidar com a situação;

Resultados → Quais foram os resultados atingidos diante das ações tomadas, qual foi o aprendizado ao viver a situação.

Exemplo:

• Formação acadêmica

Assim como na experiência profissional, na formação acadêmica você também precisa inserir as formações em ordem cronológica do mais atual para o mais antigo

É importante incluir: área de formação, nome da instituição e ano de conclusão.

Exemplo:

• Informações complementares:

Esse é o espaço que você pode utilizar para inserir idiomas, cursos extracurriculares, premiações ou trabalho voluntário.

Quando for incluir cursos complementares você deve mesclar habilidades técnicas e comportamentais mencionando sempre o nome do curso, instituição e ano de conclusão.

Se dentro do curso for inserir seu nível de Excel ou Powerbi, você não precisa necessariamente ter concluído um curso, mas é importante escrever seu nível de conhecimento na prática se é básico, intermediário ou avançado.

Quando falamos de idioma, funciona da mesma maneira que o curso, você não precisa ter realizado um curso, mas é importante demonstrar seu nível de conhecimento e é claro caso seja necessário, comprová-lo em uma entrevista de emprego.

Pesquisas mostram que 40% dos recrutadores acham o trabalho voluntário tão importante quando o remunerado. Você consegue desenvolver habilidades comportamentais como: inteligência emocional, trabalho em equipe, resiliência, comunicação, entre outros. Por isso se você tem experiência com trabalho voluntário não deixe de inserir essa informação no seu currículo.

Resumindo, a estrutura de um currículo inclui:

• Dados Pessoais
• Resumo
• Experiência Profissional
• Formação Acadêmica
• Informações Complementares

Ao seguir esse passo a passo para construir seu currículo, você não apenas aumenta suas chances de prender a atenção dos recrutadores nos primeiros segundos de análise, mas também garante que todas as informações relevantes estejam organizadas de forma clara e objetiva. Lembre-se de que o currículo é o seu cartão de visitas no mercado de trabalho, refletindo suas habilidades, experiências e conquistas. Por isso, invista tempo e cuidado na sua elaboração, garantindo que ele seja um documento dinâmico e sempre atualizado, capaz de destacar o que há de melhor na sua trajetória profissional.

Tamires Klimko

RH | HRBP | Desenvolvimento | Cultura | Recrutamento

LinkedIn: http://linkedin.com/in/tamiresklimko

O post COMO CRIAR UM CURRICULO NO WORD – PASSO A PASSO apareceu primeiro em Pepitas Secretaries Club.

Falava-se do mundo singular, disruptivo e exponencial potencializado pelas tecnologias numa interação homem x máquina, sem precedentes na história da humanidade.

Homens e máquinas, juntos, mais inteligentes. As dúvidas de muitos se referiam a qual caminho seguir.

Ao final, uma das secretárias expôs a sua indagação, quase indignação:

– Para onde ainda falta olhar? Já não sei mais para onde ir…

Ao escutá-la tive a impressão de que ela representava a perplexidade de muitas pessoas ao tocar num tema para o qual não há uma só resposta. Estamos num momento que exige de nós cada vez mais a capacidade de estar abertos a aprendizagem, sabendo que todos ensinamos com aquilo que fazemos ou deixamos de fazer.

Por isso é fundamental que estejamos dispostos a olhar para todas as direções com a Curiosidade de uma criança; com a Coragem de um guerreiro; e com a Confiança de um sábio para Intrassecretariar.

O que fazer? Desenvolver as competências técnicas e de comportamento.

Acredito que desenvolver as competências técnicas é a parte mais fácil, porque basta observar o ambiente em que se circula e seguir o movimento. Por isso, olhe para frente e observe quem está na liderança de sua área. Quais são as tendências? O que eles estão fazendo de bom que você ainda não faz? Aprenda, ajuste e secretarie melhor.

Olhe para os lados, perceba o que está acontecendo a sua volta. O que você pode aprender de quem está ao seu lado? O que você ensina para aqueles que estão a sua volta? Compartilhe, aproprie-se e cresça.

Olhe para baixo e veja se há alguém por ali. Não deve haver ninguém abaixo de você, porque secretariar é andar com e não sobre os outros.

Olhe para cima e entenda que a nossa atividade está inserida num contexto maior – secretariar também é ampliar a visão.

Por fim, olhe para trás para saber se ficou alguém por lá. O que aconteceu? Analise os motivos e saiba que a vida organizacional não é uma competição, ainda que sejamos competitivos ao entregar o nosso melhor.

As competências citadas são externas e a isso chamamos secretariar.

Porém, para intrassecretariar para onde ainda falta olhar?

É preciso olhar para dentro de si mesmo, com a Curiosidade como combustível; a Coragem como motor; e a Confiança como atitude.

E quais são as competências para intrassecretariar?

Ao olhar para dentro de si mesmo é possível encontrar as respostas para as nossas dúvidas e angústias, assim como as capacidades para encontrar a direção do caminho que queremos seguir.

Isso requer um mergulho dentro de si mesmo para se despir de medos que embotam a curiosidade; de preconceitos que acovardam a coragem; de julgamentos que anulam a confiança. Só assim para se despir do desamor e se vestir de amor, levando-nos a despir-nos da tristeza e a vestir-nos de alegria; a despir-nos de ressentimentos para vestir-nos de paz; a despir-nos da impaciência para vestir-nos de paciência; a despir-nos da animosidade para vestir-nos de amabilidade; a despir-nos da maldade para vestir-nos de bondade; a despir-nos da deslealdade para vestir-nos de lealdade; a despir-nos da volubilidade para vestir-nos do domínio próprio.

Enfim, apresentar tais competências permite que se externalize o mergulho interior e, primeiro, intrassecretariar para, finalmente, secretariar.

Não se trata de utopia, pois o desafio é introjetar para depois projetar, porque somente se põe para fora aquilo que se tem dentro. Com a competência de intrassecretariar todas as outras competências são resultado de uma escolha, inclusive para saber para onde olhar.

Ao dedicar-se a intrassecretariar elimina-se a incongruência de atuar no ambiente externo sem carregar as mesmas competências no ambiente interno. Portanto, um Secretário convencional olha para frente, para os lados, para cima, para baixo e para trás para ir em frente.

O Intrassecretário olha para dentro com curiosidade para libertar o Secretário extraordinário com a coragem e a confiança para ir na melhor direção.

Intrassecretariar faz sentido para você? Quais são as ferramentas que você usa para intrassecretariar?

O FISEC 2024 pode ser o primeiro passo para começar essa jornada.

Moacir Rauber

Escritor | Atleta | Palestrante | secretário Executivo

LinkedIn: http://linkedin.com/in/moacir-rauber-ba400830

O post PARA ONDE AINDA FALTA OLHAR? apareceu primeiro em Pepitas Secretaries Club.

Há poucos dias encontrei queridos colegas de trabalho de anos atrás e nos pusemos a falar do que nos recordávamos dos tempos em que trabalhávamos juntos.

Todos nos lembramos de situações que não pareciam nada engraçadas quando as vivemos na realidade, mas que agora, tantos anos depois, nos arrancaram boas risadas.

Todos os colegas de que nos lembramos nesse encontro, sem exceção, foram pessoas que provocaram em cada um de nós experiências positivas (ainda que pudesse não parecer a época).

Todos eles eram mestres em pequenas gentilezas do dia a dia, e mesmo agora, tanto tempo depois, ainda nos lembramos deles com um misto de gratidão e saudade. Lembrei-me de uma copeira de uma empresa em que trabalhei que acolhia funcionários entristecidos com um café fumegante e um bolo de fubá quentinho a qualquer hora do dia (ninguém nunca soube de onde saia o bolo, mas ele aparecia em minutos a qualquer sinal de necessidade de aconchego urgente).

Puxa, quantas vezes nos últimos anos desejei uma fatia daquele bolo. Lembrei-me também de um porteiro de uma empresa em que trabalhei, que acolhia os colaboradores demitidos em seu último dia, ajudando-os a levar suas caixas com pertences pessoais para seus veículos e entregar seus crachás, com direito a um abraço demorado. Ninguém nunca soube como ele sabia, mas ele quase sempre estava lá nesta função informal que ele se auto atribuiu, mas que cumpriu com maestria por anos até se aposentar.

Ele nunca, jamais contou as muitas histórias de profissionais outrora importantes que se renderam ao seu abraço, em lágrimas sentidas.

Pessoas assim ainda existem e talvez sejam especiais demais para serem comuns, mas todos podemos fazer um esforço para sermos gentis com as outras pessoas.  

Viver não é muito fácil, mas com um café fumegando de quente e uma fatia de bolo de fubá, fica muito melhor.

Alessandra Milani

Secretária executiva / Assessoria C Level e Conselho

LinkedIn: http://linkedin.com/in/alessandramilani2024

O post ESPALHE GENTILEZA apareceu primeiro em Pepitas Secretaries Club.

A vontade de transformar sentimentos em palavras sempre pulsou em meu coração, mas a incerteza sobre como começar a narrativa me fazia hesitar.

A voz interior frequentemente questionava: “Será que alguém vai querer ler sobre isso?”.

Hoje, finalmente, encontrei a coragem de dar vida a essas palavras. E, por que não começar contando sobre uma parte especial da minha jornada profissional? Uma jornada que me ensinou a ser Secretária, um papel que vai além das aparências, um verdadeiro mergulho na arte da organização e da empatia.

Quando dei meus primeiros passos como Secretária, não imaginava a incrível jornada que estava prestes a começar. Ser Secretária não é apenas sobre atender telefones e agendar reuniões, é uma experiência multifacetada que exige organização, empatia e uma pitada de malabarismo.

Na pele de uma Secretária, aprendi que a organização vai muito além de manter uma agenda impecável. É sobre antecipar necessidades, criar eficiência e ser a cola que mantém todas as engrenagens girando suavemente.

As habilidades de multitarefa são a chave, mas a verdadeira magia está na capacidade de entender as nuances de cada pessoa com quem interajo.

A empatia se tornou meu superpoder secreto. Estar um passo à frente, entender as expectativas e proporcionar um suporte que vai além do profissional, mas também pessoal. Afinal, no coração de cada agenda lotada, existe uma pessoa com sonhos, desafios e histórias únicas.

Ao longo dos anos, aprimorei minhas habilidades, tornando-me uma facilitadora de eficiência e uma guardiã das operações.

Ser Secretária não é apenas uma profissão, é um compromisso com a excelência, uma parceria que vai além do papel e do título.

Estou aqui para celebrar todas as secretárias, assistentes e profissionais multitarefa que mantêm o mundo corporativo em movimento. Compartilhe suas histórias nos comentários! Juntos, inspiramos uns aos outros na busca pela excelência.

Adriana Ruta

Chief of Staff / C-Level Executive Assistant

LinkedIn: http://linkedin.com/in/adriana-ruta

O post DESBRAVANDO PALAVRAS apareceu primeiro em Pepitas Secretaries Club.

Outro dia conversava com uma jovem mulher que acabava de ser promovida a

Ela havia trilhado um caminho de capacitação técnica e de desenvolvimento pessoal, as competências pertinentes a sua profissão eram alvo de constante aprimoramento com a realização de cursos e formações na sua área.

Entretanto, “a área em que mais investi tempo foi no desenvolvimento das competências comportamentais, porque são elas que validam as minhas habilidades técnicas”, disse. Seguiu comentando sobre as estratégias para vencer um dos seus complicadores profissionais, a procrastinação das tarefas difíceis. Ela criou uma estratégia: 

– Pus um alarme para indicar o limite de tempo para cada situação difícil que preciso resolver… 

Alegrei-me com a clareza que ela tinha sobre a existência de um ladrão interno, além da estratégia para que ela pudesse manter em mente o seu inimigo conhecido, a procrastinação.  

Sabemos que a vida é complexa, porém, muitas vezes nós a complicamos. Dentro de cada um de nós habita:  disposição x preguiça; generosidade x avareza; altruísmo x inveja; humildade x arrogância;  serenidade x raiva;  avidez x temperança; decoro x desregramento.

É a dualidade humana com nossas virtudes e fraquezas, inclusive, é bíblico. Nas virtudes se manifesta a sabedoria e nas fraquezas se manifestam os ladrões interiores. Sempre e quando as escolhas que fazemos permitem que uma fraqueza domine a virtude é sinal de que nos roubamos, sabotando-nos.

São os nossos ladrões internos que estão no comando e, nesse momento, começamos a complicar a vida. Enfim, a procrastinação é um dos ladrões que nos rouba a paz e a tranquilidade. 

Historicamente temos registro de analogias que falam da dualidade humana, como o joio e o trigo, o lobo bom e o lobo mau, entre outras. Ao analisarmos a situação da perspectiva da Inteligência Positiva (Chamine), a analogia feita é sobre o sábio e os sabotadores dentro de cada um.

O sabotador principal é o crítico que, normalmente, alia-se a outros sabotadores para sequestrar o nosso sábio. Na situação da jovem mulher, um dos sabotadores manifestos estava conectado com o esquivo, aquele que evita as tarefas difíceis, desagradáveis e os conflitos. O esquivo não resolve os problemas que deveriam ser resolvidos, pois ele os evita na esperança de que se resolvam por si só. Dificilmente acontece.

Com isso, cria-se um ambiente em que nascem a ansiedade e o desassossego, porque a pessoa está consciente da existência dos problemas não resolvidos.

Aqui cabe a pergunta:

Quem está no comando das minhas escolhas quando deixo de fazer algo que aceitei fazer?

Ao responder a essa pergunta posso chegar à conclusão de que estou num processo de autossabotagem. Identificar que no ato de procrastinar uma atividade, ainda que ela pareça difícil, estou roubando de mim a liberdade de cumprir com aquilo que escolhi.

Além disso, se tenho a necessidade de paz e tranquilidade, por que razão opto por um comportamento que me gera ansiedade e desassossego?

É o sabotador sequestrando o meu sábio, é o ladrão de si mesmo. 

Enfim, nas nossas trajetórias pessoais e profissionais, situações difíceis vão aparecer, assim como as divergências com as pessoas com as quais convivemos. Porém, é essencial estar consciente da nossa dualidade para que frente a situações complexas possamos ver as alternativas.

Pergunte-se:

• O que é fato aqui?
• Quais os meus sentimentos em relação a isso?
• O que eu quero?
• O que o outro necessita?
• Qual a estratégia que vou adotar?

No ato de escolher uma estratégia com clareza, está a solução. Foi o que fez a jovem mulher ao colocar um alarme para não ultrapassar um tempo limite por ela estipulado para resolver aquilo que era de sua responsabilidade.  Ela não permitiu que as suas escolhas fossem sequestradas pelo seu sabotador.

Ela parou de se roubar e chegou até onde queria chegar.  

E você, Quem está no comando de suas escolhas?  

Moacir Rauber

Escritor | Atleta| Palestrante | Secretario Executivo

LinkedIn: http://linkedin.com/in/moacir-rauber-ba400830

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Estava no restaurante do hotel para tomar café. Pego um suco, algumas frutas, um iogurte e também um pão de queijo. Ao lado, havia um menino de aproximadamente oito anos que me esperou para depois se aproximar do prato. Ao estender a sua mão para apanhar um, ele me olhou e perguntou:

– Você gosta de pão de queijo?

Fiquei surpreso com a naturalidade e a espontaneidade do menino. Logo respondi divertido com a situação:

– Sim, eu gosto muito! E você, gosta de pão de queijo?

O menino me escutava atentamente com um sorriso no rosto de quem estava por desfrutar de um grande prazer antecipando o deleite que aquela guloseima traria. Afastei-me e voltei para a minha mesa com uma sensação de alegria no coração e de algumas reflexões na cabeça. Perguntei-me: por que é tão bom estar com as crianças? Não sei bem, mas creio que é porque eles nos permitem resgatar a criança que habita em cada um de nós, conectando-nos com a nossa essência que está carregada de atenção, curiosidade, abertura, encantamento e justiça.

Uma criança presta atenção naturalmente nas conversas que mantém. Isso estava claro em como o menino interagiu comigo naquele curto espaço de tempo. Ele não estava pensando nas possíveis mensagens que entrariam em seu celular. O menino estava 100% presente na conversa comigo. Você consegue ficar presente nas suas conversas?

Uma criança tem uma curiosidade instintiva para explorar o mundo e suas possiblidades. Em sua cabeça estavam as sensações do paladar que viriam com o degustar do pão de queijo, além da curiosidade natural na conversação com um adulto. Problemas? Não, ele somente via a possibilidade de exploração de algo novo. A curiosidade era o seu motor. O que move você?

Uma criança tem a abertura genuína de se conectar com o outro. A sua abordagem revelava essa abertura, porque ele não se importava de eu ser um cadeirante ou não. Olhava com curiosidade para a cadeira, mas via a pessoa que estava nela sem julgar. Você observa sem fazer juízos de valor?

Uma criança traz no olhar o encantamento das descobertas que se sucedem no dia a dia. Um pão de queijo, uma conversa com outra pessoa e as maravilhas que o mundo proporciona a cada nova experiência. Com o que você ficou maravilhado no ano que termina?

Uma criança tem de forma inata o senso de justiça. Esperou a sua vez e cumprimentou com naturalidade. Certamente que isso tem a ver com a família na qual está crescendo esse menino, que reforçou o lado bom que trazemos na nossa concepção. O mundo pode não ser justo, mas você pode ser!

Enfim, na minha mesa do café da manhã com a minha esposa indagávamos: por que perdemos essa alma de criança? Em que momento da vida nos distanciamos daquilo que é essencial? Qual a razão que nos leva a ser adultos, muitas vezes, pomposos e pretensioso ocultos por detrás de papéis sociais? Como, por vezes, somos arrogantes e soberbos congelados por dentro? Não sei a resposta, mas sei que naquele dia, o contato com aquele menino resgatou a minha alma de criança. Respondi a ele com a naturalidade e a espontaneidade de uma criança.

Ria da situação com a minha esposa. Alguns minutos mais tarde vejo que o menino e a sua família se levantaram para sair. O menino fez o caminho próximo da nossa mesa e na passagem por nós disse “Tchau e Feliz Natal!” Igualmente desejamos um Feliz Natal para ele e a sua família. Seguia completamente surpreso com o resgate da minha naturalidade; plenamente consciente da existência do menino em mim; totalmente maravilhado com a vida e as suas possibilidades. Por fim, observar as crianças e como elas estão maravilhadas com o mundo pode nos dar a dimensão de uma vida plena nesse Natal, que é marcado pela chegada de um Menino que mudou a história da humanidade ao dizer, “Ame ao próximo como a si mesmo” (Mt, 22, 39). Esteja perto desse menino!

FELIZ NATAL EM 2023!

FOCO 2024, O MELHOR ANO DE TODOS OS TEMPOS!!!

Esteja perto dessa menina PEPITA!

Moacir Rauber

Escritor | Atleta| Palestrante | Secretario Executivo

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Você quer cruzar a rua?

Estava eu, um dia desses, no centro de Florianópolis aguardando um amigo. Havíamos marcado nosso ponto de encontro no cruzamento bem em frente ao seu prédio, que não era acessível para cadeirante, meu caso. Como sou meio ansioso cheguei antes do horário. Fiquei ao lado do semáforo, olhando para o relógio e para o outro lado da rua de onde ele viria. O sinal estava fechado para pedestres. As pessoas foram se aglomerando ao meu lado e em seguida deu sinal verde. A movimentação foi intensa e eu fiquei ali, esperando. Vi meu amigo começar a cruzar do outro lado da rua para o meu lado. De repente chegam dois sujeitos correndo e me perguntam já empurrando minha cadeira de rodas:

– Você quer cruzar para o outro lado? Nós te ajudamos…

Não tive tempo de reagir ou responder, pois estava tentando não cair da cadeira ou não perder a minha pasta que estava sobre as minhas pernas. Aos trancos e barrancos chegamos ao outro lado enquanto o meu amigo se dirigiu para onde eu havia estado. Logo, os dois bondosos proativos soltaram a minha cadeira e um deles perguntou:

– Tudo certo? Tá beleza?

Olhavam com a cara de quem pede um “muito obrigado”, porque afinal haviam feito a boa ação do dia.

Respondi:

– Comigo tá tudo bem, o único problema é que eu não queria cruzar a rua…

O queixo de um e do outro quase que caiu. Entreolharam-se sem saber o que dizer. Comentei que estava tudo bem, mas que de uma próxima vez, antes da ação, deveriam eles saber se o outro quer ser ajudado e como fazer para ajudar.

O mundo organizacional pressiona-nos para que sejamos proativos e que tenhamos iniciativa nas diferentes esferas das nossas vidas, seja ela pessoal ou profissional. Queiramos ou não dificilmente consegue-se separar uma da outra. Entenda-se proatividade como a característica de quem identifica e consegue antever as situações antes que sejam um problema, desenvolvendo uma diligente e de presteza. Desse modo, as pessoas que exibam um comportamento proativo vão ter espaço nas empresas ou nas organizações que compõem a nossa forma de sociedade. Isso se reflete no comportamento do cidadão comum. Porém, há que se destacar a importância de saber dirigir a proatividade com a constante iniciativa com o respeito ao objeto da ação. Portanto, a proatividade também tem a ver com entender e colocar-se no lugar de quem é o objeto da iniciativa. Indagar, consultar e planejar uma ação não o impede de continuar sendo proativo. Ao indagar sobre uma iniciativa você se aprofunda no conhecimento necessário para que o resultado seja o esperado. Ao consultar a parte envolvida o respeito ocupa o espaço devido em qualquer ação. E ao planejar uma ação que antecipa a resolução de um problema se consegue envolver outras pessoas na sua realização.

Por isso, antes de empurrar alguém para cruzar a rua procure saber se é isto que a pessoa deseja. A ajuda deve ser dada a quem quer ser ajudado. A antecipação da resolução de um problema deve contar com a aceitação de quem seria o seu objeto. Na área secretarial a capacidade de antever um problema é essencial para o desempenho da função, uma vez que as questões que demandam tempo e diminuem a produtividade daquele a quem servimos se refletem diretamente no nosse desempenho. Por isso a pergunta: na tua função vocês estão empurrando os diretores para onde vocês querem ou para onde eles pretendem ir? Se não for por escolha própria, para que cruzar a rua?

Moacir Rauber

Escritor | Atleta| Palestrante | Secretario Executivo

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